چون در عمل و در ضمن جریان امور معلوم شده است که عدم ذکر ابعاد و حدود و فواصل و سایر خصوصیات موثر در معاملات ملک و یا باجمال و ابهام نوشتن حدود و فواصل در اسنادیکه دفاتر اسناد رسمی تنظیم مینمایند اشکالات زیادی برای اداره و معامله کنندگان فراهم کرده و در نتیجه خریدار علاوه از آنکه بزودی موفق بگرفتن سند مالکیت خود نخواهد شد ممکن است ضررهای غیر قابل جبرانی باصحاب معامله وارد و اداره را هم دچار اشکال و زحمت نماید لذا لازم است به دفاتر اسناد رسمی غیر محدود و محدود و حوزه ثبت خودتان دستور دهید که در موقع تنظیم اسناد معامله باید حتما حدود و فواصل ملک مورد معامله را باملاک مجاور هر چه باشد از قبیل جوب - نهر - مرز دیوار و غیرها و آنکه فواصل مزبوره ملک کدام یک از دو طرف یا اشتراکی است و آنکه مثلا در دیوار فاصل کدام حد طاقچه یا نما یا روزنه بخاری یا ناودان دارد و در اراضی غیر محصور در صورتی که حد فاصل به طور وضوح مساحت و ابعاد مورد معامله را در سند قید کرده و اقدام به ثبت سند نمایند و باید در موقع ثبت معامله متعاملین را باشکالاتی که در غیر این صورت ممکن است فراهم شود آگاهی بدهید تا تشریفات لازمه تنظیم سند را فراهم نمایند.
دوائر ثبت هم در مواردی که بواسطه اجمال و ابهام سند معامله نتوانند بدون تحقیق و معاینه محل و رفع ابهام سند صادر کنند باید پس از تحقیق و معاینه محل و کشف ابهام حدود و فواصل مورد معامله را تعیین نموده و صورت تفکیک حدود تنظیم و بطرف اخطار ضرب الاجل نمایند که در ظرف ده روز اکر [اگر] ایرادی به صورت تفکیکی نداشت سند مالکیت مطابق صورت مزبور بخریدار داده خواهد شد و اگر ایرادی نمود باید برای رفع اختلاف بمحکمه بروند و چنانچه در مدت ضرب الاجل جوابی نداد- البته باید عدم جواب و موجب قبول او فرض کرده و سند مالکیت را صادر نمایند.
مدیرکل ثبت - عبدالله مستوفی