چون اغلب مشاهده و معلوم شده است که دفاتر اسناد رسمی در استعمال مهر باطله روی ثبت اسناد در دفتر کاملا دقت ننموده و روی اسنادی که ممگن [ممکن] است در آتیه مورد احتیاج و استفاده طرفین معامله یا یکی از آن ها بشود مهر باطله زده و بعد که اصحاب معامله برای استفاده از حقوقی که حق مطالبه و استفاده دارند مراجعه می نمایند بواسطه زدن مهر باطله روی ثبت در انجام تقاضاهای آن ها دچار اشکال میشوند.
لذا لزوما اشعار میدارد به طور کلی بمحض اینکه معامله فسخ میشود و یا تعهدی انجام می کردد [می گردد] نباید به سند و ثبت آن مهر باطله زده شود و فقط باید فسخ یا انجام تعهد را در ستون ملاحظات دفتر و حاشیه سند به ترتیب مقرر قید نموده و مهر باطله منحصرا باید در مواردی استعمال کردد [گردد] که سند و مفاد آن بکلی از حیز انتفاع و اثر و اعتبار افتاده باشد و تصور استفاده و ضرورتی در آتیه از حیث مطالبه حقی یا اخذ سواد و غیره برای طرفین معامله و اشخاص ذی نفع در معامله نشود مثل این که اجاره بتراضی طرفین فسخ گردد و طرفین صریحا رسید تمام مال الاجاره تا یوم تخلیه و تخلیه عین مستاجره و تصرف آن را بموجر تصدیق و در ستون ملاحظات دفتر قید و امضا نمایند و یا آن که وجه سندی تادیه شده است و طرفین صریحا در ستون ملاحظات دفتر تصدیق نمایند که از بابت سند مزبور عینا یا منفعتا و یا به عناوین دیکر [دیگر] چیزی باقی نمانده و طرفین هیچگونه حقی بیگدیکر [بیکدیگر] از بابت این معامله ندارند و اشخاص ذی نفعی هم در معامله دخالت نداشته باشند و الا در مواردی که احتمال داشته باشد ممکن است احداز [احراز] اشخاص مذگوره [مذکوره] در آتیه احتیاج به مراجعه پیدا نمایند مثل مواردی که معلوم نباشد شرایط معامله کاملا ملغی شده و اثرات و اعتبار آن بکلی مرتفع کردیده [گردیده] و یا عین مستاجره تخلیه و بتصرف موجر داده شده و اجرت المثل و منافع تا روز تصرف تادیه کردیده [گردیده] و با اموال مورد معامله تماما بدون نقص تسلیم صاحب آن شده است نباید مهر باطله روی سند و ثبت آن زده شود گه [که] در صورت مراجعه تولید اشگال و زحمت نماید و اکیداً خاطر نشان مینماید که لازم است دفاتر اسناد رسمی این نگته [نکته] را کاملا دقت و رعایت نمایند و چنانچه از این تاریخ ببعد برخلاف این دستور عملی بشود متخلف تعقیب خواهد شد.
مدیرکل ثبت مملکتی - کاظم سمیعی