دستورالعمل جامع سوابق پرداخت حق بیمه

شماره: 8765‏/99‏/1000 تاریخ: 25‏/09‏/1399 «دستورالعمل تجمیع، تنقیح و تلخیص» حوزه: معاونت بیمه‌ای موضوع: دستورالعمل جامع سوابق پرداخت حق بیمه معاونین محترم ‏/مدیران کل مستقل ستادی مدیران کل تامین اجتماعی استان با سلام در راستای تنقیح، تجمیع و تلخیص بخشنامه ها و دستورهای اداری، شفاف سازی مقررات، تسهیل در ارائه خدمات و ارتقای امور، پاسخگویی متکی به فرآیندهای هوشمند و به هنگام، رضایتمندی ذینفعان، ایجاد وحدت رویه و همچنین بازنگری به عمل آمده در ضوابط مربوط به شناسایی، استخراج، بررسی و تایید سوابق پرداخت حق بیمه که در ارائه حمایت های مقرر در قانون تامین اجتماعی، تعهدات کوتاه مدت و بلندمدت و همچنین حمایت های برون سازمانی نقش بسزایی را ایفا می‌نماید توجه ادارات کل استان ها و واحدهای تابعه را به رعایت و اجرای دقیق مفاد این بخشنامه جلب می نماید. فصل اول: مبانی و تعاریف 1- سابقه پرداخت حق بیمه سابقه پرداخت حق بیمه مدت زمانی است که براساس قانون تامین اجتماعی و یا سایر قوانین و مقررات مرتبط، حق‌بیمه آن پرداخت و یا به حکم قانون ایجاد و حق بیمه آن پرداخت شده تلقی می‌گردد و به صورت روز سابقه محاسبه و حسب مورد دارای مولفه های مختلف از جمله: هویت بیمه شده، کارکرد، دستمزد ماخذ کسر حق بیمه، نوع شغل، نوع سابقه، نرخ و وضعیت می‌باشد.(پیوست شماره 1) تذکر: اصطلاح "سابقه پرداخت حق بیمه "در این بخشنامه، به اختصار "سابقه " نامیده می‌شود. 2- مولفه های سابقه به اجزا و عناصر مرتبط با سابقه پرداخت حق بیمه حسب مورد شامل هویت بیمه شده، کارکرد، دستمزد ماخذ کسر حق بیمه، شغل، نوع سابقه، نرخ، اطلاعات کارگاه و... مولفه های سابقه اطلاق می‌گردد. 3- هویت بیمه شده شامل نام، نام خانوادگی، شماره شناسنامه،کدملی، نام پدر و تاریخ تولد می‌باشد. 4- کارکرد میزان سابقه بر حسب روز در بازه ‏/ مقطع زمانی معین. 5- دستمزد ماخذ کسرحق بیمه وجوهی که براساس قوانین و مقررات، مبنای کسر حق بیمه قرار گرفته است. 6- نرخ حق بیمه عبارت است از ضریبی از دستمزد ماخذ کسر حق بیمه که به حکم قوانین و مقررات مشخص گردیده و بر اساس آن مبلغ حق بیمه مشمولین تعیین ومحاسبه می‌گردد. 7- نوع و ارزش تاثیر سابقه مولفه ایست که بیانگر منشا قانونی ایجاد و فرآیند تولید سابقه بوده و معرف نوع بیمه، تاثیر در نحوه بهره برداری به صورت عادی و ارفاقی (ضریبی از صفر تا دو) می‌باشد.(پیوست شماره 1) 8- کارگاه کارگاه محلی است که بیمه شده به دستور کارفرما یا نماینده او در آنجا کار می کند که در این بخشنامه مبین مکان کارکرد و تولید سابقه و ویژگی های بهره برداری از آن می‌باشد. 9- شغل عبارت است از مجموعه ای از وظایف و فعالیت هایی که شخص به منظور کسب درآمد یا اخذ دستمزد انجام می‌دهد و دارای کد شغلی خاص می‌باشد. 10- وضعیت سابقه وضعیت سابقه به دو نوع قطعی و غیرقطعی تقسیم بندی می‌گردد. 11- سابقه پرداخت حق بیمه قطعی به سوابقی اطلاق می‌شود که حق بیمه مربوطه براساس ضوابط و مقررات پرداخت و یا پس از طی مراحل و مواعد قانونی، تعیین تکلیف شده و یا بدهی آن قطعیت یافته و مبنای ارائه تعهدات قانونی قرار گیرد. 12- سابقه پرداخت حق بیمه غیرقطعی آن دسته از سوابق که حق بیمه آن پرداخت نشده یا بدهی مربوط به آن قطعی نگردیده و فرآیندهای وصول وپیگیری قانونی آن نهایی نگردیده و هم چنین ایامی که بیمه شدگان صاحبان حرف و مشاغل آزاد، اختیاری و انواع بیمه های انفرادی و... حق بیمه آن را پیش پرداخت نموده‌اند (تا سپری شدن زمان مربوطه) جزء سوابق غیرقطعی محسوب می‌شود. 13- شماره بیمه دایم شماره هشت رقمی پیوسته ای است که به بیمه شده اصلی اختصاص داده می‌شود و کلیه اطلاعات مربوط به مشخصات هویتی وسوابق آنان تحت شماره مذکور نگهداری می‌گردد. 14- شماره بیمه موقت شماره هشت رقمی پیوسته ای است که از زمان مکانیزاسیون واحدهای اجرایی (تاریخ مکانیزه شعب) به بیمه-‌شدگان اصلی که در لیست های پرداخت حق بیمه یا گزارشات بازرسی، اطلاعات هویتی آنها ناقص بوده (فقدان کد ملی، شماره شناسنامه، نام پدر و...) تخصیص داده شده و معمولا با یک حرف الفبای انگلیسی شروع می‌شود. 15- سابقه فعال ‏‏‏/کارا به سوابقی که قابلیت استفاده از آنها جهت بهره برداری و ارائه خدمات و تعهدات قانونی مختلف مهیا باشد، سابقه فعال‏‏‏/کارا اطلاق می‌شود. 16- سابقه غیرکارا به سوابقی که قبلا مورد بهره برداری قرار گرفته و یا به دلایلی همچون انتقال به سایر صندوقها، رای صادره از مراجع قضایی و ذیصلاح، انتقال پرونده مطالباتی و... قابلیت بهره برداری مجدد ندارد سوابق غیرکارا اطلاق می‌گردد. 17- شعبه بهره بردار سابقه شعبه ای که نسبت به ارائه تعهدات و خدمات به استناد سوابق پرداخت حق بیمه اقدام می نماید. 18- شعبه نگهدارنده سند شعبه ای که سند مولد سابقه در آن وجود دارد. 19- تلفیق سوابق خام بیمه شده فرایند بررسی و محاسبه مجموع سوابق یک فرد با لحاظ مولفه های سابقه و رعایت تقویم زمانی که مجموع سوابق خام بیمه شده طی آن اعلام می‌گردد. 20- سیستم مولد سابقه برنامه ای است که بر اساس قوانین و مقررات، اجرای آن منتج به تولید سابقه پرداخت حق بیمه می‌گردد. 21- سند مولد سابقه سندی است که حسب مورد از سوی واحدهای مرتبط یا از طریق سیستم های مولد سابقه، ایجاد و در پایگاه سوابق نگهداری می‌گردد. 22- سابقه پرداخت حق بیمه با نرخ جزئی به مدت زمانی اطلاق می‌شود که حق بیمه آن حسب مقررات قانونی وقت (لیست یا بازرسی) صرفا جهت استفاده ازحمایت درمان در زمان خود بر اساس نرخ های 5%، 5‏/8%، 9% و11% پرداخت است و تبدیل آن به سوابق کامل، مستلزم پرداخت مابه التفاوت حق بیمه توسط بیمه شده می‌باشد. (جدول پیوست شماره 2) 23- سوابق فاقد بازه تاریخی سوابقی که بدلیل فقدان دوره و بازه زمانی علی رغم پرداخت حق بیمه متعلقه مطابق قوانین و مقررات، قابلیت نمایش در پایگاه سابقه را نداشته و در پایگاهی جداگانه به همین نام ذخیره و نگهداری می گردند. (مانند سوابق مازاد سنی قالی بافان، سنوات ارفاقی آموزش وپرورش استثنایی کشور و...)(جدول پیوست شماره3)همچنین می‌بایست سایر سوابقی که در سنوات گذشته به عنوان ارفاق در ارائه تعهدات بلندمدت لحاظ و مورد بهره برداری قرار گرفته و در پایگاه مستمریها نگهداری می‌گردد در پایگاه فوق الاشاره قابل مشاهده باشد (مانند سوابق ارفاقی سخت و زیان آور، سنوات ناشی از بخشنامه تعیین تکلیف مستمری ها و. ..) دراین خصوص لازم است قابلیت مذکور حداکثر ظرف مهلت یک سال توسط شرکت مشاور مدیریت و خدمات ماشینی تامین در پایگاه سابقه ایجاد گردد. فصل دوم: تولید و استخراج تولید سوابق بر اساس اسناد مولد سابقه صورت می پذیرد که این اسناد دارای سیستم مولد سابقه یا فاقد سیستم مولد سابقه می‌باشند و برمبنای طرح های مکانیزاسیون و سامان سوابق بیمه شدگان، نحوه تولید (ایجاد) و اصلاح در واحدهای اجرایی به دو دسته قبل از تاریخ مکانیزه و بعد از تاریخ مکانیزه تقسیم بندی می‌گردد. 24- اسناد دارای سیستم مولدسابقه به اسنادی گفته می‌شوند که براساس آن و وفق ضوابط و مقررات، حق بیمه مربوطه پرداخت و از طریق سیستم نرم افزاری، سابقه مرتبط با آن تولید می‌گردد که عمده ترین آنها عبارتند از: 25- لیست و پرداخت حق بیمه لیست های مزد، حقوق و پرداخت حق بیمه کارگاه های مشمول قانون تامین اجتماعی که از تاریخ 18‏/3‏/1328 تاکنون به روش های متفاوتی شامل کاغذی (دستی)، دیسکت، لوح فشرده و الکترونیکی (اینترنتی) دریافت گردیده است که سوابق آنها بر اساس تاریخ مکانیزه شعب به دو گروه لیست های قبل ازمکانیزه با کدنوع سابقه «21» و لیست های جاری با کدنوع سابقه«01 » (کارکرد عادی لیست) تفکیک و تولید شده است. 26- محاسبه پرونده مطالباتی اسناد پرونده مطالباتی شامل گزارش های بازرسی،کارگاهی و تحقیقی، محاسبات پرونده مطالباتی و آرای صادره از سوی هیات های تشخیص مطالبات سازمان می‌باشد که سابقه تولید شده از این اسناد قبل از تاریخ مکانیزه شعب، در قالب فرم های 1‏/3و6 توسط واحد وصول حق بیمه شعب استخراج و از طریق سیستم های ساماندهی(طرح سامان سوابق) با کد نوع سابقه «22» ایجاد و بعد از تاریخ مذکور با عنوان سابقه ناشی از بازرسی با کد نوع سابقه« 04 » تولید می‌گردد. 27- قرارداد ادامه بیمه اختیاری و صاحبان حرف و مشاغل آزاد این دسته از سوابق بر اساس قراردادهای منعقده بیمه اختیاری و حرف و مشاغل آزاد بیمه شدگان پس از پرداخت مبلغ حق بیمه ایجاد و به دو دسته قبل و بعد از تاریخ مکانیزه تقسیم می‌گردد. سوابق قبل از تاریخ مکانیزه توسط واحد وصول حق بیمه و در قالب فرم 3 (لغایت سال 1374) و فرم 8 (از سال 1374 لغایت تاریخ مکانیزه شعب) توسط واحد امور بیمه شدگان استخراج و در زمان ساماندهی (سامان سوابق)در قالب فرم های مذکور(کد نوع سابقه 09و08) تولید و سوابق بعد از تاریخ مکانیزه با صدور برگ پرداخت مکانیزه و وصول حق بیمه مربوطه با همان کدهای نوع سابقه ایجاد و در سیستم تولید گردیده است. 28- اسناد پرونده فنی سوابق اسناد مرتبط با پرداخت غرامت دستمزد ایام بیماری، بارداری، مقرری بیمه بیکاری و...(جدول انواع سابقه پیوست شماره 4) مربوط به قبل از تاریخ مکانیزه در زمان ساماندهی که بر اساس دستورالعمل ها و نرم افزارهای مربوطه تولید و پس از آن از طریق سیستم های مولد مرتبط ایجاد می‌گردد. 29- پرداخت حق بیمه رانندگان (فاقد رابطه دستمزد) سوابق اسناد مرتبط با پرداخت حق بیمه رانندگان در سه مقطع قبل از تیرماه 1372(بر اساس دفاتر پرداخت حق‌بیمه از سال 1354)، تیر1372 لغایت شهریور 1380 (براساس صورت وضعیت مسافر یا بارنامه) با کد نوع سابقه «37» و بعداز مهر 1380 (براساس برگه پرداخت حق بیمه، لیست انفرادی و گردش‌حساب به استناد قانون بیمه‌های اجتماعی رانندگان) با کد نوع سابقه های «17» رانندگان باربری، «18» رانندگان مسافربری و کارکرد عادی لیست «01» ایجاد می‌گردد. 30- سایر اسناد با گسترش پوشش بیمه ای و تحت پوشش قرار گرفتن طیف های مختلف نظیر قالی بافان،گروه های توافقی، کارگران ساختمانی و... سیستم های مولد سابقه برای این گروه از بیمه شدگان بر اساس سندهای مختلف نظیر برگ پرداخت، لیست انفرادی و... ایجاد گردیده است (جدول پیوست شماره 4) 31- تذکر مهم: بدیهی است در صورت هرگونه تغییر در اسناد مولد و سوابق مرتبط بر اساس قوانین و مقررات، لازم است کلیه موارد متعامل از جمله بهره برداری های صورت گرفته، خسارات وارده و... با همکاری اداره کل حقوقی و قوانین صورت پذیرد. 32- اسناد فاقد سیستم مولد اسنادی که تاکنون برای آنها سیستم مکانیزه مولد سابقه ایجاد نگردیده است در این گروه از اسناد قرار می گیرند نظیر کمیته های رسیدگی به ادعای اشتغال، آرای اداره کار، رای دیوان عدالت اداری، توافقنامه ها و مجوزات خاص و... از جمله اسناد فاقد سیستم مولد می‌باشند که در حال حاضر سوابق مربوطه از طریق نرم افزار کاربرگ اسناد فاقد سیستم مولد تولید می گردند. 33- سیستم های تولید سابقه سیستم تولید سابقه به دو گروه اصلی سیستم های مولد سابقه و کاربرگ اسناد فاقد سیستم مولد تقسیم می‌شوند: 34- سیستم های مولد سابقه با توجه به تاریخ مکانیزه شعب سیستم های تولید سابقه به قبل و بعد از مکانیزه تقسیم بندی می‌گردد. انواع اسناد قبل ازمکانیزه: فرمهای 1‏/3و6: بر حسب ضوابط دستورالعمل 35- سیستم تولید سابقه قبل از مکانیزه (نرم افزار اخذ مجوز ساماندهی) سوابق قبل از تاریخ مکانیزه از طریق اجرای دستورالعمل های ساماندهی و نرم افزارهای مربوطه در سیستم ایجاد گردیده است. در خصوص اسناد بجامانده از ساماندهی و یا اسنادی که نیاز به اصلاح آن وجود دارد میبایست از طریق نرم افزار اخذ مجوز ساماندهی به شرح ذیل اقدام گردد: 36- واحد اجرایی مکلف است جهت اخذ مجوز ثبت، حذف و یا اصلاح هر یک از انواع اسناد مولد سابقه قبل از مکانیزه (انواع لیست قبل از مکانیزه، فرم 1‏‏‏/3 و6، اسناد پرونده فنی، فرم 3 و 8 اختیاری و حرف و مشاغل آزاد) در دفتر «اخذ مجوز ساماندهی اسناد گذشته » نسبت به ثبت درخواست، ذخیره سازی ریز اطلاعات سند ساماندهی نشده یا اشکال دار و ارسال درخواست به اداره کل استان اقدام نماید که پس از تایید توسط اداره کل استان و اعمال آن توسط واحد نامنویسی وحسابهای انفرادی واحد اجرایی، سوابق در سیستم ایجاد می‌گردد. 37- در زمان ثبت لیست های قبل از مکانیزه، لیست ها برحسب وضعیت و ارزیابی کیفیت آن، فرسودگی کاغذها، جوهر قلم و فرسایش طبیعی و... به سه دسته تقسیم و در سیستم ثبت گردیده اند: لیست دسته یک: لیست هایی که کاملا خوانا بوده و به طور کامل قابل بهره برداری می‌باشند. لیست دسته دوم: لیست هایی که کاملا ناخوانا و غیرقابل بهره برداری می‌باشند. لیست دسته سوم: لیست هایی که برخی از ردیف های آن خوانا و قابل بهره برداری و بخشی از آن قابل بهره‌برداری نمی‌باشد. 38- ثبت سیستمی درخواست و ریز اطلاعات سند می‌بایست حسب مورد توسط کارشناسان واحدهای نامنویسی و حسابهای انفرادی (لیست های پرداخت حق بیمه قبل از مکانیزه)، وصول حق بیمه (فرمهای 1‏‏‏/3 و 6) و امور بیمه شدگان (اسناد پرونده فنی و فرم های3 و8) انجام و پس از تایید مسئولین واحدهای ذیربط، از طریق مسئول واحد نامنویسی و حسابهای انفرادی و رئیس ‏‏‏/ معاون بیمه ای شعبه تایید نهایی گردد. تذکر: سوابق موردی ناشی از بازرسی (کد نوع سابقه43)که قبلا توسط واحد وصول حق بیمه اعلام و در زمره اسناد پرونده فنی به شمار می آیند پس از تایید آن توسط واحد وصول حق بیمه در سیستم قابل ثبت خواهد بود. 39- مسئول نامنویسی وحسابهای انفرادی می‌بایست نسبت به اخذ مجوز درخواست هایی که مراحل ثبت و تایید آن به اتمام رسیده (از طریق گزینه درخواست مجوز) اقدام نماید. 40- رئیس اداره نامنویسی و حسابهای انفرادی اداره کل استان مکلف است درخواست های واصله از شعب تابعه را بررسی و حسب نوع سند عنداللزوم با هماهنگی روسای ادارات وصول حق بیمه و امور بیمه شدگان نسبت به تعیین تکلیف هر درخواست (تایید، عدم تایید، ارسال مستندات) در حداقل زمان ممکن و حداکثر تا پایان وقت اداری روز بعد اقدام نماید. 41- مرحله و وضعیت درخواست هایی که توسط اداره کل استان تایید شده اند در دفتر«اخذ مجوز ساماندهی اسناد گذشته» شعبه با عنوان «تایید ستاد» نمایش داده می‌شوند و در این حالت مسئول واحد نامنویسی و حسابهای انفرادی می‌بایست از طریق گزینه« اعمال درخواست» نسبت به استخراج سابقه و یا انجام تغییرات در سیستم در اسرع وقت اقدام نماید. 42- واحدهای اجرایی مکلفند در اسرع وقت نسبت به ارسال مستندات مربوط به درخواست هایی که دارای وضعیت «نیاز به مستندات» می‌باشند به اداره کل استان اقدام تا امکان اتخاذ تصمیم میسر گردد. تذکر: واحدهای اجرایی مکلفند در زمان ثبت‏/ اصلاح اسناد، ابتدا کلیه اسناد را با دقت مورد بررسی قرار داده سپس نسبت به ثبت درخواست مجوز اقدام و از ثبت و تایید درخواست های تکراری خودداری نمایند. 43- سیستم های تولید سابقه بعد از مکانیزه سیستم های مذکور به نرم افزارهای تولید سابقه ای که بر اساس قوانین و مقررات جاری، سوابق مربوطه را با اعمال کنترل های لازم(بخش کنترل ها) نظیر کنترل مشخصات هویتی، شماره بیمه و... ایجاد می نمایند اطلاق می‌گردد. 44- کاربرگ سوابق اسناد فاقد سیستم مولد(نحوه ایجاد، اصلاح و حذف) همان طور که در بخش اسناد فاقد سیستم مولد سابقه بیان شد در حال حاضر باتوجه به فقدان سیستم مکانیزه برخی از انواع سوابق از طریق نرم افزار کاربرگ فاقد سیستم مولد تولید می‌گردد. ضمنا اصلاح اسناد مولدی که فاقد سیستم اصلاح می‌باشند نظیر لیست های پرداخت حق بیمه، نیز از طریق نرم افزار مذکور صورت می پذیرد. (جدول پیوست شماره 5) گردش عملیات صدور و ثبت کاربرگ سوابق 45- واحد درخواست کننده می‌بایست نسبت به تکمیل فرم درخواست مجوز کاربرگ (پیوست شماره6) و اخذ دستور رئیس‏‏‏/ معاون شعبه اقدام و پس از ثبت در دبیرخانه شعبه، اطلاعات فرم را در منوی مربوطه ثبت و ذخیره نماید که در این حالت به هر درخواست به طور سیستمی یک سریال اختصاص داده می‌شود. 46- از آنجاییکه حیطه دسترسی بر اساس شرح وظایف واحدها تعریف گردیده، لذا فرآیند ثبت، ایجاد، اصلاح، تایید اولیه، حذف، لغو و تایید نهایی توسط کاربران و مسئول واحد تولید کننده سابقه انجام، سپس مسئول نامنویسی و حسابهای انفرادی شعبه با اخذ مستندات دستی و تطابق درخواست و مستندات ارسالی با اطلاعات سیستم و دقت در نوع سابقه انتخابی، پارامترهای ثبت شده و دوره آن و در چارچوب ضوابط و مقررات سازمان، عملیات مربوطه را با استفاده از کلید«اعمال» تایید نموده که در این حالت موارد درخواستی در پایگاه سابقه لحاظ و قابل مشاهده خواهند بود. 47- یک نسخه از فرم کاربرگ به همراه کلیه اسناد مرتبط با ایجاد آن، نظیر صورتجلسات کمیته های احتساب سوابق و بررسی صحت سوابق(دستوراداری 539‏/5000 مورخ 21‏/6‏/88 و دستورالعمل42 سوابق) و... می‌بایست علاوه بر نگهداری در پرونده فنی‏/ الکترونیک، در پرونده مطالباتی کارگاه (تا زمان تولید نرم افزار مربوطه) و در زونکنی جداگانه بایگانی گردد. 48- گروهی از سوابق تولید شده به صورت کلی که براساس توافقنامه های ستادی پذیرفته شده (کارکنان بانک رفاه کارگران، راه آهن، ایران ایر و شرکت نفت و...) از طریق نرم افزار کاربرگ در پایگاه سوابق شعب اعمال شده اند. تذکر1: واحدهای متولی تولید سابقه (سیستم باجه دریافت و...) می‌بایست ترتیبی اتخاذ نمایند تا حداکثر 6 ماه پس از صدور این دستورالعمل سیستم های مولد سابقه جهت اسناد فاقد سیستم مولد ایجاد گردد.ضمنا امکان اصلاح سوابق از طریق سیستم های تولید کننده سابقه نیز میسر گردد. سوابق رانندگان 49- سوابق رانندگان از نظر زمان و نحوه تولید به سه گروه قبل از 1‏/4‏/1372، از 1‏/4‏/1372 تا 31‏/6‏/1380 و بعداز 31‏/6‏/1380 تقسیم بندی می‌گردد. 50- در خصوص بررسی سوابق رانندگان قبل از 1‏/4‏/1372 در صورت وجود اعتراض به سوابق پرداخت حق بیمه، مدارک و مستندات بیمه شده مبنی بر اشتغال و پرداخت حق بیمه به اداره کل نامنویسی وحسابهای انفرادی ارسال گردد. سوابق رانندگان از 1‏/4‏/1372 تا 31‏/6‏/1380 51- واحد های اجرایی می‌بایست فرآیند درخواست سوابق پرداخت حق بیمه رانندگان مربوط به بازه زمانی ذکر شده را از طریق سامانه خدمات بین شعب ‏- سامانه استعلام سوابق رانندگان مبتنی بر وب انجام دهند و این مهم لازم است توسط آخرین شعبه محل بیمه پردازی صورت پذیرد. 52- واحدهای اجرایی موظفند در صورت مراجعه رانندگان و یا بازماندگان آنان و عدم آگاهی ازآخرین محل بیمه پردازی و یا شماره بیمه، با استفاده از سامانه هوشمند سوابق متمرکز(سامانه خدمات بین شعب)، نسبت به ارائه اطلاعات بیمه ای و راهنمایی لازم در خصوص درخواست سابقه پرداخت حق بیمه رانندگان وفق ضوابط و مقررات جاری اقدام نمایند. 53- واحد های اجرایی مکلفند به هنگام مراجعه متقاضیان سوابق پرداخت حق بیمه رانندگی با بررسی پرونده فنی و سایر مدارک مرتبط نسبت به احراز شغل رانندگی در بازه زمانی مربوطه اقدام و در صورت لزوم، درخواست سوابق پرداخت حق‌بیمه رانندگی برای بیمه شده اخذ و حتی الامکان از ارسال درخواست های غیر ضروری و یا درخواست سابقه برای بیمه شدگانی که فاقد سوابق پرداخت حق بیمه رانندگی می‌باشند، خودداری گردد. 54- در صورتی که سوابق رانندگان قبلا طی مکاتبه با شرکت مشاور مدیریت و خدمات ماشینی تامین از طریق منوی سوابق سایر شعب (سوابق غیر مکانیزه) در سیستم سبا ثبت گردیده می‌بایست ابتدا از طریق وب سرویس مذکور نسبت به ثبت درخواست و دریافت سوابق اقدام، سپس سوابق قبلی را حذف نمایند (از طریق منوی سوابق سایر شعب، سوابق قبلی از حالت استخراج و تایید خارج گردد). 55- تمامی درخواست هایی که توسط واحدهای اجرایی و از طریق سامانه موصوف ثبت گردیده اند به ستاد مرکز (اداره کل نامنویسی و حسابهای انفرادی) واصل و پس از کنترل و تطبیق شماره بیمه و اطلاعات هویتی مندرج در درخواست ها با اطلاعات موجود در بانک اطلاعات بارنامه ‏/ صورت وضعیت رانندگان، سوابق مرتبط نیز مورد بررسی وپالایش قرار گرفته و پس از رفع خطاها و مغایرت های احتمالی، سوابق پرداخت حق بیمه رانندگان به واحدهای اجرایی ارسال می‌گردد. در این مرحله واحدهای اجرایی می‌بایست مطابق سیستم مربوطه نسبت به دریافت سوابق اعلام شده و بهره برداری از آن اقدام نمایند. نحوه رسیدگی اعتراض بیمه شدگان راننده دوره 1372‏-1380ناشی از صورت وضعیت مسافر و بارنامه به سوابق اعلام شده: 56- در صورت اعتراض بیمه شده به سوابق اعلام شده، ارائه یک نسخه از اسناد بارنامه ‏‏/ صورت وضعیت های مسافربری که در همان دوره به شعبه ارسال گردیده، توسط بیمه شده الزامی بوده و به شرح ذیل اقدامات لازم انجام پذیرد: 57- واحدهای اجرایی می‌بایست از وجود اسناد بارنامه ‏‏/ صورت وضعیت های مسافربری که در مهلت مقرر و قبل از مهر ماه سال 1380 توسط موسسات حمل و نقل بار و مسافر به شعب سازمان ارائه گردیده و نسخه ای از آن نزد بیمه شده می‌باشد (نسخه مخصوص رانندگان)، اطمینان حاصل نموده و سپس به منظور تطابق اسناد نزد بیمه شده و اسناد ارائه شده به سازمان (در مهلت مقرر قانونی)، نسبت به دریافت ریز اسناد از اداره کل نامنویسی و حسابهای انفرادی اقدام نمایند. دقت شود که اسناد ارائه شده مربوط به بازه زمانی 1‏‏/4‏‏/1372 لغایت 31‏‏/6‏‏/1380 و تماما ممهور به مهر راننده، خوانا و غیر مخدوش باشد. 58- واحدهای اجرایی پس از بررسی و تطابق اسناد ارائه شده توسط بیمه شده با اسناد نزد سازمان (صورت ریز اعلام شده توسط اداره کل نامنویسی وحسابهای انفرادی از طریق سامانه مذکور) در صورتی که مغایرتی از لحاظ تعداد اسناد و مبالغ حق بیمه های مندرج در اسناد مذکور مشاهده نشد، مراتب را به بیمه شده اعلام نمایند و لیکن چنانچه برخی از اسناد ارائه شده در همان دوره درسوابق بیمه شده منظور نشده باشد، می‌بایست مراتب را از طریق ادارات کل استان ها به اداره کل نامنویسی وحسابهای انفرادی منعکس تا وفق مقررات، اقدام لازم صورت پذیرد. 59- در نهایت چنانچه محرز شود صورت وضعیت مسافر ‏/ بارنامه توسط راننده به شرکت مسافربری ‏/ باربری پرداخت لیکن مراتب به سازمان تامین اجتماعی واصل نگردیده باشد موضوع از طریق دستورالعمل 539‏/5000 مورخ 21‏/6‏/88 قابل بررسی خواهد بود. مواردی که در رسیدگی به فرآیند اعتراض بیمه شدگان راننده مذکور به سوابق اعلام شده می‌بایست مد نظر قرار گیرد: 60- میزان کسر حق بیمه از هر بارنامه تا پایان سال 1373 برای کرایه حمل تا 150،000 ریال مبلغ 2،500 ریال و برای کرایه حمل 150،000 ریال و بالاتر، مبلغ حق بیمه معادل 5،000 ریال می‌باشد. 61- از تاریخ 1‏‏/1‏‏/1374 لغایت پایان طرح (31‏‏/6‏‏/1380) مبالغ حق بیمه معادل 4 درصد کل هر بارنامه می‌باشد. 62- میزان کسورات از هر صورت وضعیت مسافربری 5 درصد کل صورت وضعیت می‌باشد که در صورت دو راننده بودن حق بیمه به صورت مساوی بین دو راننده تقسیم می‌گردد. 63- مبالغ حق بیمه مکسوره از بارنامه ها ‏‏/ صورت وضعیت های محاسبه شده مطابق بندهای فوق، نسبت به دستمزد روزانه مصوب هر سال، تبدیل به روز کارکرد و سابقه می‌گردد. تبصره: لازم بذکر است مبالغ کسر حق بیمه می‌بایست در همان دوره و با رعایت بخشنامه ها و دستورهای اداری صادره به حساب سازمان واریز گردیده باشد. سوابق رانندگان بعد از 31‏/6‏/1380: براساس قانون بیمه های اجتماعی حمل بار و مسافر بین شهری و ضوابط مربوطه اقدام می‌گردد. تبدیل سوابق جزیی (نرخ جزیی) 64- درخواست تبدیل سابقه جزیی به کامل می‌بایست از سوی بیمه شده به واحد امور بیمه شدگان آخرین شعبه محل پرداخت حق بیمه ‏/ نزدیک ترین شعبه محل سکونت ارائه گردد. 65- اخذ درخواست تبدیل سابقه پرداخت حق بیمه جزیی به کامل صرفا برای بیمه شدگان (صرفنظراز اینکه در زمان تقاضا بیمه پرداز باشند) وتا قبل از قرار گرفتن در ردیف مستمری بگیران مجاز خواهد بود. 66- پس از اخذ درخواست درصورتی که سابقه جزیی بیمه شده درشعبه محل ارائه درخواست موجود باشد، میبایست بدوا واحد نامنویسی و حسابهای انفرادی سابقه مورد نظر را (از طریق منوی حسابهای انفرادی‏‏ ساماندهی سوابق‏‏‏-ثبت لیست با نرخ های جزیی) درسیستم ثبت و تایید نموده تا متعاقب آن زمینه انجام سایر اقدامات مربوطه توسط واحد امور بیمه شدگان فراهم شود. 67- چنانچه سوابق پرداخت حق بیمه جزیی بیمه شده مربوط به سایر شعب باشد (اعم از یک یا چند شعبه) واحد اموربیمه شدگان می‌بایست بدوا مراتب را به واحد نامنویسی و حسابهای انفرادی اعلام تا واحد اخیرالذکر سوابق جزیی را از سایر شعب درخواست نماید. 68- شعبه ای که سوابق پرداخت حق بیمه جزیی در آن موجود است پس از دریافت استعلام سابقه می‌بایست نسبت به اعلام سابقه جزیی بیمه شده به صورت غیرمکانیزه به شعبه درخواست کننده اقدام نماید تا بر همین اساس امکان محاسبه مابه التفاوت حق بیمه دوره مربوطه به صورت غیر مکانیزه توسط شعبه اخیرالذکر (محل ارائه درخواست بیمه شده) و ابلاغ آن فراهم گردد. 69- درصورت پرداخت مبلغ مابه التفاوت ناشی ازتبدیل سوابق جزیی به کامل در مهلت مقرر قانونی از سوی بیمه ‏- شده، شعبه محل ارائه درخواست که نسبت به محاسبه و وصول مبلغ مابه التفاوت اقدام نموده است می‌بایست مراتب را طبق فرم شماره دو بخشنامه مربوطه (پیوست شماره 7) به شعبه اعلام کننده سابقه جزیی منعکس نماید تا شعبه اخیرالذکر سوابق کامل شده را از طریق منوی حسابهای انفرادی‏‏‏- ساماندهی سوابقدفتر اسنادپرونده فنی و با کد 19 تحت عنوان «جزیی تبدیل شده به کلی» با رعایت ضوابط ثبت اسناد ساماندهی قبل از مکانیزه در سیستم ایجاد و به شعبه محل ارائه درخواست متقاضی ارسال نماید. چگونگی استخراج عناوین شغلی 70- در صورت نیاز به عناوین شغلی، کارشناس حسابهای انفرادی موظف است پس از دریافت درخواست، گزارش عناوین شغلی بیمه شده را از سیستم اخذ و به واحد درخواست کننده ارجاع نماید. بدیهی است نحوه بررسی و رسیدگی به عناوین شغلی مذکور متعاقبا طی دستور العمل جداگانه ابلاغ خواهد گردید. دفترتغییر وضعیت سابقه (فعال و غیرکارا) 71- همان طوری که در فصل تعاریف عنوان شد سوابق از نظر بهره برداری به دو نوع فعال و غیرکارا (انواع وضعیت سوابق غیر کارا به شرح جدول پیوست شماره 8) تقسیم بندی می گردند. به منظورتغییر وضعیت سوابق، دفتری به نام «دفتر تغییر وضعیت سوابق » طراحی گردیده که گردش کار و عملیات آن به شرح ذیل می‌باشد: 72- در صورت ضرورت تغییر وضعیت سوابق از«غیر کارا» به «فعال» لازم است درخواست مورد نظر توسط واحد ذیربط (با توجه به نوع بهره برداری) ثبت و تایید وپس از تایید معاون یا مسئول شعبه و حسب مورد تایید اداره کل استان از طریق گزینه «اعمال»، سوابق تغییر وضعیت می یابد. 73- چنانچه سوابق بیمه شدگان به دلایلی مانند ارسال لیست خلاف، سابقه غیر واقعی و احراز موضوع مطابق ضوابط دستورالعمل 42سوابق خارج از ضوابط و مقررات تامین اجتماعی تشخیص داده شود موضوع می‌بایست تا تعیین تکلیف نهایی ازطریق دستورالعمل 42 سوابق در دفتر تغییر وضعیت سوابق از «فعال»به «غیرکارا ناشی از تعلیق سوابق» با ذکر دلایل مربوطه در قسمت «توضیحات» دفتر ثبت و تایید و نهایتا توسط مسئول نامنویسی و حسابهای انفرادی از طریق گزینه «اعمال» سوابق غیرکارا گردد. 74- غیرکارا ناشی از تعلیق: در مواردی که مطابق ضوابط و مقررات نیاز به حذف و یا اصلاح سوابق باشد لازم است صرفا تا صدور حکم مراجع قضایی و یا قطعیت حکم و تعیین تکلیف آن، سوابق مذکور در زمره سوابق غیر کارا ناشی از تعلیق سوابق قرار گیرد. بدیهی است واحدهای اجرایی مکلفند در سریعترین زمان ممکن نسبت به تعیین تکلیف اینگونه سوابق اقدام نمایند. 75- امکان تبدیل، تغییر و یا ادغام شماره بیمه و اصلاحات معمول برای سوابق غیرکارا وجود ندارد. تذکر: باتوجه به اهمیت وضعیت سوابق، واحدهای اجرایی می‌بایست دقت نظر لازم در تبدیل وضعیت سوابق غیر کارا به فعال را مد نظر قرار دهند. نکات مهم 76- اصلاح وضعیت سوابق غیرکارا ناشی از برقراری مستمری‏/ تعلیق به فعال، می‌بایست با مجوز اداره کل استان و ضبط مدارک در پرونده فنی‏/ الکترونیک فرد صورت پذیرد. 77- چنانچه در زمان بررسی و اعلام سابقه مشخص گردد سوابق بیمه شده ای که قبلا مستمری بگیر (بازنشسته، ازکارافتاده کلی و بازماندگان) شده، بنا بر دلایلی هنوز غیرکارا نگردیده می‌بایست بلافاصله نسبت به غیرکارا نمودن آن اقدام گردد. 78- نحوه بهره برداری و ثبت ریز دستمزد بیمه شدگان قبل از سال 1370 در اجرای بند «20» یک هزار و دویست و سومین جلسه هیات مدیره محترم مورخ 21‏/12‏/1389مصوبه شماره 23‏/201‏/899371 مورخ 28‏/12‏/1389 در مواردی که ضرورت ایجاب نماید (از جمله مستمری هایی که نسبت به سنوات پرداخت حق بیمه برقرار می‌گردد)، لازم است ریز دستمزد این قبیل بیمه شدگان توسط واحد امور بیمه شدگان و بر اساس اسناد و مدارک مربوطه استخراج و مورد بهره برداری قرار گیرد. 79- نظر به اینکه در سنوات گذشته و قبل از سیستم مکانیزه دریافت لیست پرداخت حق بیمه، برخی کارفرمایان کارگاه های دولتی به صورت ماهانه (30 روز و 31 روز در 6 ماهه اول سال) نسبت به پرداخت حق بیمه کارکنان خود اقدام نموده‌اند چنانچه در برخی از ماهها به طور متناوب30 یا 31 روزه لیست ارسال نموده‌اند در صورت تمایل دستگاه به پرداخت مابه التفاوت حق بیمه برای ماه هایی که صرفا اقدام به ارسال لیست به مدت 30 روز نموده‌اند با ارائه مدارک از سوی دستگاه و متقاضی، رسیدگی به موضوع توسط واحد اجرایی بلامانع خواهد بود. 80- اداره کل نامنویسی و حسابهای انفرادی با همکاری اداره کل وصول حق بیمه و امور بیمه شدگان ظرف مهلت حداکثر یک سال نسبت به ایجاد سامانه حسابهای انفرادی افراد اقدام نماید. 81- در اجرای ماده 39 ق.ت.ا و الزام سازمان به رسیدگی به نقص یا اختلاف و یا هرگونه مغایرت در صورت مزد و حقوق ارسالی کارفرمایان، واحدهای وصول حق بیمه و نامنویسی و حسابهای انفرادی مکلفند ضمن هماهنگی نسبت به بررسی و کنترل لیست ها و سوابق ناشی از لیست های دریافتی اقدام نماید. 82- در راستای اجرای بند ما قبل، ادارات کل مزبور مکلفند شیوه‌نامه مربوطه را متعاقبا تهیه و ارسال نمایند. فصل سوم شناسایی، کنترل و احراز سوابق کنترل ها کنترل های تولید سابقه می‌بایست در زمان تولید (سیستم های تولید کننده سابقه)، تغییر (سیستم های اصلاح سوابق) یا بررسی و تایید سابقه جهت بهره برداری برروی سوابق بیمه شدگان صورت پذیرد. 83- کنترل اطلاعات هویتی و تغییرات آن لازم است کنترل اطلاعات هویتی بیمه شدگان شامل نمایه های اصلی هویتی با لحاظ تغییرات و کدملی در زمان تولید، اصلاح، بررسی و تایید سابقه مد نظر قرار گیرد. 84- کنترل سند و سابقه با توجه به اینکه الزامی است به ازای هر رکورد سابقه، سندی متناظر با آن وجود داشته باشد بدیهی است برای هر نوع سابقه ای می‌بایست مطابقت بین سند تولید شده با سابقه ایجاد شده برقرار باشد در غیر این صورت با توجه به نوع سند لازم است اقدامات ذیل صورت پذیرد: اگر نوع سابقه، لیست باشد می‌بایست از طریق منوی پایگاه سابقه ‏‏‏/ پیمایش سند، اطلاعات لازم را وارد نموده و عملیات پیمایش را انجام داد اگر با این اقدام سابقه ایجادی در سوابق خام بیمه شده مشاهده نگردید لازم است با واحد تولید کننده سابقه مکاتبه گردد. چنانچه نوع سابقه، از نوع سند تولید سابقه انفرادی باشد می‌بایست از طریق منوی سوابق ماهانه بیمه شدگان ‏‏‏/ پیمایش سند فردی سوابق، اطلاعات مورد نیاز را وارد و عملیات پیمایش را انجام داد که در این مرحله نیز اگر در سوابق خام بیمه شدگان، سابقه مد نظر رویت نگردد می‌بایست با واحد تولید کننده سابقه مکاتبه گردد. 85- کنترل سن با سابقه و شغل این کنترل می‌بایست در زمان تولید، بررسی و تایید سابقه مدنظر قرار گرفته و نسبت به بررسی احراز اشتغال و رابطه مزدبگیری بیمه شده اقدام گردد. 86- کنترل نوع سابقه و نرخ مربوط به آن: با توجه به ماده 28 قانون تامین اجتماعی و همچنین آیین‌نامه و بخشنامه ها، حق بیمه های دریافتی دارای نرخ‌های متفاوتی می‌باشند لذا می‌بایست نرخ پرداخت حق بیمه با توجه به نوع سابقه بررسی و کنترل و اصلاح گردد. (جدول نرخ پیوست) 87- کنترل تغییرات سابقه در حال حاضر تغییر سابقه بیمه شدگان از دو طریق 1‏- سیستم های تولید و اصلاح سابقه (تایید لیست، اخذ مجوز و کاربرگ) 2‏- تغییر شماره بیمه امکان پذیر می‌باشد بنابراین در تولید و استخراج و یا بررسی و تایید سابقه می‌بایست کلیه تغییرات مد نظر قرار گرفته ومدارک مرتبط با هر نوع تغییر، وفق فرایندهای مربوطه در پرونده فنی قابل رویت و مشاهده باشد. 88- کنترل وضعیت سوابق (فعال و غیرکارا) همان گونه که در تعاریف عنوان گردید سوابقی که به نحوی غیرکارا گردیده اند غیر قابل بهره برداری می‌باشند بنابراین در زمان تغییر، بررسی و تایید سوابق می‌بایست وضعیت سوابق بررسی گردد. 89- بررسی و کنترل تداخل های سابقه(مجاز یا غیر مجاز) لازم است کنترل و بررسی تداخل و رفع همپوشانی در زمان تولید، بررسی و تایید سوابق صورت پذیرد که با توجه به نوع تداخل، روش های رفع آن متفاوت و بعضا بلامانع می‌باشد (وفق ماتریس همپوشانی) 90- بررسی و کنترل سوابق اسناد پرونده فنی لازم است سوابق مستند به اسناد پرونده فنی مانند سوابق ایام بیماری، بارداری، سوابق منتقله، سربازی، فرم 3 و 8 اختیاری و مشاغل آزاد و... در زمان تولید، بررسی و تایید سابقه، با اسناد و فرم های مربوطه مطابقت و در صورت مشاهده هرگونه مغایرت، نسبت به اصلاح آن اقدام گردد. 91- بررسی و کنترل سوابق مازاد سقف ماه وسوابق تکراری منظور از سوابق مازاد سقف ماه سوابقی است که در یک ماه جمع آن از بازه تقویمی بیشتر باشد و سوابق تکراری سوابقی است که یک سند سابقه با دو شماره سریال مختلف ثبت گردیده باشد که برای اصلاح هر کدام می‌بایست وفق مقررات، هر سند از طریق سیستم های اصلاح سابقه نظیر کاربرگ یا اخذ مجوز ساماندهی یا پیمایش سند اقدامات لازم صورت گیرد. 92- کنترل سوابق غیرقطعی در صورت مشاهده ردیف های سابقه غیر قطعی در گزارشات سوابق خام که مربوط به سال های قبل از آخرین بیلان کارگاهی باشد لازم است مراتب از واحد وصول حق بیمه استعلام گردد. 93- بررسی وکنترل تولید سوابق ناشی از اجرای رای ماده 148قانون کار، ادعای اشتغال موضوع دستورالعمل 539‏‏‏/5000 مورخ 21‏‏‏/6‏‏‏/88 و دادنامه 720 هیات عمومی دیوان عالی کشور مورخ 3‏/3‏/1390، آراء دیوان عدالت اداری و توافقنامه ها و مجوزات خاص کنترل مدارک و مستندات تولید سوابق از طریق اجرای آرای ماده 148 قانون کار و یا کمیته رسیدگی به ادعای اشتغال بیمه شدگان و یا توافقنامه های صورت پذیرفته و مطابقت آن با فرایندهای مقرر. 94- بررسی وکنترل فرایندهای ناقص (کاربرگ ناتمام، اخذ مجوز ساماندهی ناتمام) و لیست های تایید نشده و یا از تایید خارج شده در زمان بررسی و تایید سابقه می‌بایست فرایندهای ناتمام تولید و اصلاح سابقه مد نظر قرار گرفته و وفق مقررات نسبت به تکمیل آن اقدام گردد. 95- بررسی و کنترل قراردادهای بیمه شدگان اختیاری و مشاغل آزاد و اطمینان از ثبت سوابق آنها جهت بررسی سوابق بیمه شدگان خاص یا بیمه شدگانی که به صورت انفرادی و با عقد قرارداد، حق بیمه خود را به سازمان پرداخت می نمایند الزامی است که قراردادهای منعقده در پرونده الکترونیک فنی درج و دوره سوابق آنها نیز در سیستم به صورت کامل ثبت شده باشد در صورتی که سوابق مذکور در سیستم ثبت نشده و یا به صورت ناقص و بعضا به اشتباه ثبت شده باشد می‌بایست با واحد تولید کننده سابقه (واحد اموربیمه شدگان) مکاتبه گردد. 96- بررسی وکنترل سوابق رانندگان و کارگران ساختمانی چنانچه نوع سابقه ایجادی، مربوط به بیمه شدگان مذکور باشد می‌بایست مدارک و مستندات لازم جهت عقد قرارداد‏/درخواست حسب مورد در بدو ورود، وفق دستورالعمل های مربوطه در پرونده فنی درج شده باشد و چنانچه در سوابق آنها خلا مشاهده گردد ضروری است اخذ گردش حساب مربوطه وفق ضوابط مقرر در بخشنامه موضوعی مورد بررسی قرار گیرد. 97- کنترل سوابق نامتجانس (کارکرد منفی و ایام بیماری دوره 01‏/04‏/1354 لغایت 31‏/03‏/1359) سوابق نامتجانس به سوابقی اطلاق می‌شود که طبق قانون امکان تعلق آن به بیمه شده وجود نداشته باشد نظیر سوابق ایام بارداری برای بیمه شدگان مرد یا سوابق سربازی بعداز سال 1357 برای بیمه شدگان زن. 98- بررسی و کنترل فواصل سوابق چنانچه بین سوابق ایجادی مانند لیست و ایام بیماری‏‏‏/ لیست و بیکاری و... فاصله رویت شود، می‌بایست با توجه به نوع سند موجود در پرونده بررسی گردد. 99- بررسی و کنترل تاریخ نامنویسی و تاریخ استخدام با توجه به فرم اظهارنامه و همچنین مستندات مربوط به اشتغال فرد(گواهی اشتغال و...) خصوصا سوابق قدیمی جهت بررسی سوابق با توجه به تاریخ استخدام مندرج در اظهارنامه و مستندات موجود در پرونده فنی، می‌بایست طبق آدرس کارگاه مدنظر، شماره بیمه های ناشناس موجود بررسی و در صورت نیاز مکاتبه با واحدهای ذیربط در این خصوص انجام شود. 100- اصول کلی تلفیق سوابق بیمه شدگان در سطح یک کارگاه 1‏-100‏- عملیات تلفیق سوابق کارگاهی بایستی به صورت ماهانه باشد. 2‏-100‏- حاصل جمع سوابق تلفیقی درشش ماهه اول هر سال نباید از 186 روز (به ازای هر ماه 31 روز) و در شش ماهه دوم هر سال از 180 روز (به ازای هر ماه 30 روز) بیشتر باشد. در اسفند سال کبیسه 30 و غیر کبیسه 29 روز که در شش ماهه دوم در سال غیر کبیسه 179 روز خواهد شد. 3-100- چنانچه کارکرد بیمه شده در هر ماه مستند به لیست پرداخت حق بیمه کامل باشد، دیگر نیازی به تلفیق کارکرد مزبور با سایر سوابق نمی‌باشد. 4-100- در صورتی که در یک ماه برای بیمه شده ای بیش از یک لیست در یک کارگاه ثبت شده باشد لازم است، روزهای کارکرد با رعایت تاریخ ترک کار بیمه شده در لیستهای ارسالی جمع جبری و سپس تلفیق گردد. 5-100- کلیه سوابق تولید شده توسط سیستم های جاری در واحدهای اجرایی، قبل از ذخیره شدن در فایل سوابق بیمه شدگان به صورت بازه تقویمی تجزیه می‌شود. 6-100- برای هر بیمه شده بایستی ابتدا سابقه مستند به لیست یا مستند به فرمهای 1‏‏‏/3 و 6 مربوط به همان ماه مشخص و سپس با سوابق بیماری، بارداری، بیکاری و. .. مربوط به همان ماه و همان کارگاه ترکیب و جمع شود. 7-100- زمان تلفیق سوابق مستند به لیست ماهانه کارگاه، فرمهای 1‏‏‏/3 و6، سوابق مستند به پرونده فنی بیمه شده (بیماری، بارداری، بیکاری و...) برای هر یک از بیمه شدگان پس از اتمام عملیات تجزیه سوابق هر یک از موارد فوق در کارگاه مورد نظر می‌باشد. فصل چهارم: بررسی و تایید سابقه بررسی و تایید سابقه، به مجموعه ای از اقدامات شامل بررسی و کنترل، شناسایی، احراز و اعلام در جهت بهره برداری از سوابق اطلاق می‌گردد که انجام هریک از این فرآیندها نیاز به بررسی های تخصصی مختص به خود می‌باشند که بدون بهره برداری از سوابق میسر نمی گردد. لذا با توجه به نقش، اهمیت و تاثیر مستقیم سوابق پرداخت حق بیمه در ارائه کلیه خدمات سازمان از جمله تعهدات کوتاه مدت و بلند مدت، در زمان بررسی و تایید سابقه (اعلام سابقه) می‌بایست کنترل های مربوطه در حداقل زمان ممکن (10 روز کاری) صورت پذیرد. به همین منظور لازم است رعایت نکات ذیل مورد توجه کارشناسان و مسئولین حوزه نامنویسی و حسابهای انفرادی قرار گیرد. 101- انجام کنترل ها انجام کنترل ها نظیر وضعیت سوابق ازنظر کارا وغیرکارا، تداخل ها وهمپوشانی های مربوط به سوابق ایجاد شده و... (که در بخش کنترل ها به تفصیل به آن پرداخته شد) بر روی کلیه سوابق بیمه شده. 102- شناسایی سوابق انجام فرایند شناسایی و بررسی و کنترل اطلاعات هویتی، تغییر شماره بیمه،تغییر هویتی، سوابق شماره های موقت و فرضی مطابق پیوست شماره 9 این دستورالعمل. 103- احراز سوابق احراز سابقه به مفهوم انجام کلیه عملیات بازرسی و تشخیصی براساس مدارک و مستندات (اظهارنامه نام نویسی، گواهی اشتغال، فرم ها و مکاتبات مربوط به سوابق و...) و یا بازرسی ها که منتج به اطمینان از صحت سوابق و تعلق آن به بیمه شده می‌باشد. تذکر1:در صورت عدم احراز سوابق و اطمینان از عدم بهره برداری (برقراری تعهدات کوتاه مدت و بلندمدت و سایر حمایت های قانونی) نسبت به تفکیک و نگهداری سابقه وفق ضوابط و مقررات (تفکیک سابقه بر اساس فرایند اصلاح سابقه ‏-تغییر شماره بیمه) اقدام گردد. تذکر2:در صورت استفاده من غیرحق از سوابق وفق ضوابط و مقررات اقدام گردد. 104- سامانه هوشمند متمرکز سوابق به منظور بررسی و تایید سوابق جهت برخورداری از حمایت های مقرر در قانون با قابلیت بهره برداری برخط از سوابق (حذف درخواست، جمع آوری و انتقال سوابق بین شعب و...) سامانه هوشمند متمرکز سوابق مجهز به کنترل های هوشمند سیستمی (بیش از 20کنترل) طراحی و عملیاتی گردیده که گردش کار آن به صورت ذیل می‌باشد: 105- پس ازثبت درخواست بیمه شده درسامانه های متعامل با سامانه هوشمند متمرکز سوابق(سامانه مستمری) رکوردی در دفتر درخواست تایید سابقه ایجاد می‌گردد. 106- کارشناسان و مسئولین نامنویسی و حسابهای انفرادی می‌بایست پس از کنترل اطلاعات هویتی و مدارک و مستندات پرونده الکترونیک (پرونده فنی) نظیر فرم درخواست بازنشستگی، ریز سوابق بیمه شده را با استفاده از گزارشات متنوع سابقه (گزارش سوابق سال به سال، سوابق تلفیقی و تراکنشی) به دقت بررسی نموده، با استفاده از راهنمای کاربران نسبت به تایید درخواست طبق مراحل ذیل اقدام نمایند. 107- با انتخاب گزینه بررسی و تایید نرم افزار موجود در این سیستم به طور هوشمند، سوابق بیمه شده در تمامی شعب را پردازش،کنترل نموده و نتیجه کنترل ها و اشکالات سابقه را (به صورت هشدار) گزارش می نماید. 108- کارشناس نامنویسی و حسابهای انفرادی می‌بایست ردیف های گزارش شده را به دقت بررسی نموده، در صورت عدم نیاز به بررسی موضوع توسط سایر شعب (شعبه تولید کننده سابقه)، نسبت به تایید کلیه ردیف ها اقدام و سپس درخواست را تایید و در صورتی که نیاز به تایید یا رفع اشکال توسط سایر شعب باشد نسبت به ایجاد ریز درخواست و تایید آن اقدام نماید. (درخواست مذکور پس از تایید مسئول نامنویسی و حسابهای انفرادی در کارتابل شعبه مذکور ایجاد می‌گردد). تذکر: در صورتی که برخی از سوابق مورد ادعای بیمه شده در ریز سوابق مشاهده نگردید، کارشناس نامنویسی و حسابهای انفرادی می‌بایست در بخش ریز درخواست، نسبت به ثبت درخواست جدید جهت شعبه مربوطه اقدام نماید. 109- شعبه تولید کننده سابقه(شعبه مقصد)، درخواست شعبه مبدا را بررسی نموده، حسب مورد نسبت به تهیه پاسخ مطابق راهنما اقدام و در صورت نیاز به مستندات به طور سیستمی با شعبه مربوطه مکاتبه می نماید. لازم به ذکر است در صورتی که درخواست مربوط به اشکالات سابقه باشد می‌بایست طبق فرایندهای جاری نسبت به رفع آن اقدام گردد. ضمنا در صورت عدم رفع اشکال سیستم اجازه مختومه نمودن درخواست را نمی دهد. 110- مسئول نامنویسی و حسابهای انفرادی(مسئول حسابهای انفرادی) پس از بررسی سوابق و مطابقت آن با مدارک و مستندات، حسب مورد نسبت به تایید یا بررسی مجدد اقدام و سوابق در واحد درخواست کننده سابقه قابلیت بهره برداری را خواهد داشت. تذکر: به منظور لزوم نظارت وکنترل هر چه بهتر و حصول اطمینان از صحت سوابق بیمه شده، می‌بایست در زمان بررسی و تایید سابقه (اعلام سابقه) ضمن انجام کلیه اقدامات لازم جهت جلوگیری از بروز هرگونه خطا و اشتباه (عمدا یا سهوا)، همواره کنترل های لازم توسط کارشناسان ومسئولین ذیربط مد نظر قرار گرفته و به کنترل های سیستمی و گزارشات آن اکتفا نگردد. این دستورالعمل ضمن بازنگری در مفاد دستورالعمل های شماره 27 ساماندهی به شماره 111573‏/2044 مورخ 8‏/11‏/1385، 34 ساماندهی به شماره 125531‏/5000 مورخ 28‏/11‏/ 1386، 36 ساماندهی به شماره 418‏/5011 مورخ 9‏/7‏/1387، 37 انتقال مکانیزه به شماره 6255‏/5011 مورخ 25‏/11‏/1389، 1‏/37 انتقال مکانیزه به شماره 1162‏/92‏/5011 مورخ 16‏/4‏/1392،40 سوابق به شماره 585‏/92‏/5011 مورخ 5‏/3‏/1392، 41 ساماندهی به شماره 586‏/92‏/5011 مورخ 5‏/3‏/1392، 1‏/41ساماندهی به شماره2190‏/93‏/5011مورخ9‏/7‏/1393، 6 خدمات نوین (رانندگان)به شماره11572‏/94‏/1000 مورخ3‏/11‏/1394 تهیه شده که از تاریخ صدور جایگزین دستورالعمل های مذکور می‌گردد. مسئول حسن اجرای این دستورالعمل مدیران کل، معاونین، روسای اداره نامنویسی و حسابهای انفرادی، امور بیمه شدگان، مستمری ها و وصول حق بیمه ادارات کل استان ها، روسا، معاونین و مسئولین ذیربط در شعب و شرکت مشاور مدیریت و خدمات ماشینی تامین می‌باشد. مصطفی سالاری