مقدمه
حفاظت و نگهداری از آثار و ارزش های دفاع مقدس و ثبت حماسه های جاودانه امت اسلام و آثار آن در شئون فرهنگی، سیاسی، اجتماعی، اقتصادی و نظامی و جلوگیری از نابودی و تحریف و یا به فراموشی سپرده شدن میراث گران بهای خون پاک ایثارگران اسلام و دستاوردهای دفاع مقدس در ماده (3) اساسنامه بنیاد مصوب1383/12/22 مقام معظم رهبری و فرماندهی کل قوا حضرت امام خامنه ای عزیز (مدظله العالی) تصریح شده است. این آییننامه در راستای تداوم اقدامات بنیاد و تحقق تدابیر مقام معظم رهبری تدوین میشود.
ماده 1) هدف
ایجاد روش یکنواخت برای مدیریت بر فرآیند «شناسایی، جمع آوری، تنظیم، پردازش، ثبت، حفظ، نگهداری از اسناد مرتبط با دفاع مقدس» برای جلوگیری از تحریف و فراموشی تاریخ و میراث گران بهای دفاع مقدس با مشارکت و همکاری دستگاه های مرتبط.
ماده 2) تعاریف و اختصارات
1 - بنیاد: بنیاد حفظ آثار و نشر ارزش های دفاع مقدس.
2 - اساسنامه بنیاد: اساسنامه بنیاد حفظ آثار و نشر ارزش های دفاع مقدس، مصوب 1383/12/22 مقام معظم رهبری و فرماندهی کل قوا.
3 - شورای اسناد و مدارک: در این آییننامه شورای اسناد و مدارک دفاع مقدس به عنوان مرجع سیاستگذاری، هدایت و نظارت در خصوص اسناد و مدارک دفاع مقدس پیش بینی شده است.
4 - کمیته اسناد و مدارک استانی: در این آییننامه منظور کمیته تخصصی «آموزش، پژوهش و اسناد دفاع مقدس» میباشد که یکی از زیرمجموعه های شورای هماهنگی حفظ آثار و نشر ارزش های دفاع مقدس استان ها (مصوب هیات امنای بنیاد مورخ 1393/12/21) محسوب میشود.
5 - سازمان اسناد: منظور سازمان اسناد و مدارک دفاع مقدس میباشد که در تابعیت بنیاد حفظ آثار و نشر ارزش های دفاع مقدس قرار دارد.
6 - سازمان اسناد ملی: منظور سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران میباشد.
7 - اسناد: کلیه اطلاعات و آثار مکتوب و غیرمکتوب در هر شکل یا هر نوع رسانه که در راستای انجام وظایف قانونی یا فعالیت شخصی و سازمانی تولید یا دریافت شده و محتوای آن قابل استناد، دارای ارزش حفظ و نگهداری و انتقال اطلاعات یا پیام باشد.
8 - اسناد و مدارک دفاع مقدس: هرگونه اسناد و آثار دیداری، شنیداری و نوشتاری، اطلاعات ثبت و ضبط شده اعم از نوشتاری و غیرنوشتاری و الکترونیکی، وصیت نامه ها، دست نوشته ها، سخنرانی ها، اسناد شخصی، عکس، صوت، فیلم، اسناد شفاهی، طرح و نقشه و کالک عملیاتی و سایر حامل های اطلاعاتی مربوط به دفاع مقدس که قبل از شروع رسمی جنگ تحمیلی عراق علیه ایران (1359/6/31)، حین و بعد از پایان جنگ (1367/05/27) تولید یا دریافت میشود را شامل میگردد. اسناد مرتبط با بنیاد شهید و امور ایثارگران با هماهنگی آن بنیاد انجام میشود.
9 - سازمان ها و دستگاه های مجری و مشمول: کلیه وزارتخانه ها، سازمان ها، نهادها و سایر دستگاه های کشوری و لشکری، موسسات فرهنگی و سازمان های مردم نهاد، موسسات عمومی غیردولتی و نهادهای انقلاب اسلامی و شرکت های تحت پوشش وابسته یا تابعه آنها و تمام سازمان ها و شرکت هایی که به نحوی از انحاء از بودجه عمومی دولت استفاده می نمایند.
ماده 3) مستندات
الف - بندهای «الف، ه-، و، ز» از ماده (3) اساسنامه بنیاد
ب - هدف های راهبردی (2 و 3) از موضوع راهبردی شماره (1) سند راهبردی بنیاد
ج - فصل پنجم آییننامه حفاظت اسناد، مدارک و اطلاعات طبقه بندی شده نوشتاری و الکترونیکی در نیروهای مسلح ابلاغی 1393/05/18
د - آییننامه حفاظت اسناد و مدارک طبقه بندی شده ابلاغی شورای عالی امنیت ملی.
ه - قانون اسناد ملی و مقررات آرشیو ابلاغی دولت.
ماده 4) ترکیب شورای اسناد و مدارک دفاع مقدس
1 - رئیس بنیاد حفظ آثار و نشر ارزش های دفاع مقدس (رئیس)
2 - معاون اسناد ملی سازمان اسناد و کتابخانه ملی
3 - رئیس شورای اسناد ملی
4 - نماینده تام الاختیار دادستان کل کشور
5 - نماینده تام الاختیار رئیس دیوان محاسبات کشور
6 - نماینده تام الاختیار معاون عملیات ستاد کل نیروهای مسلح
7 - نماینده تام الاختیار فرمانده کل آجا
8 - نماینده تام الاختیار فرمانده کل سپاه
9 - نماینده تام الاختیار فرمانده نیروی انتظامی
10 - نماینده تام الاختیار وزیر جهاد کشاورزی
11 - نماینده تام الاختیار وزیر دفاع و پشتیبانی نیروهای مسلح
12 - نماینده تام الاختیار رئیس بنیاد شهید و امور ایثارگران
13 - نماینده تام الاختیار رئیس سازمان میراث فرهنگی، صنایع دستی و گردشگری
14 - نماینده تام الاختیار رئیس سازمان صدا و سیما
15 - نماینده تام الاختیار مدیریت حوزه های علمیه
16 - نماینده تام الاختیار رئیس دفتر سیاستگذاری و نظارت راهبردی حفاظت اطلاعات نیروهای مسلح
17 - نماینده تام الاختیار رئیس دفتر عقیدتی و سیاسی فرماندهی کل قوا.
18 - رئیس سازمان اسناد و مدارک دفاع مقدس (دبیر و عضو شورا)
تبصره 1: بنا به پیشنهاد دبیر و موافقت رئیس شورای اسناد و حسب ضرورت، از نمایندگان سازمان های لشکری و کشوری و کارشناسان خبره مرتبط با موضوع جلسه دعوت به عمل میآید.
تبصره 2: جلسات شورای اسناد با حضور (نصف به علاوه یک اعضا) رسمی است و تصمیمات آن با اکثریت آراء حاضرین اتخاذ میگردد.
تبصره 3: مسئولیت دبیرخانه «شورای اسناد» بر عهده رئیس سازمان اسناد و مدارک دفاع مقدس میباشد.
ماده 5) وظایف و اختیارات شورای اسناد
1 - سیاستگذاری، هدایت، هماهنگی و نظارت بر کلیه فرآیندهای مربوط به اسناد و مدارک دفاع مقدس در سطح کشور، منطقه و بین الملل.
2 - تصویب دستورالعمل نحوه کشف، دسترسی، بررسی، ارزشیابی و تعیین تکلیف اسناد و مدارک دفاع مقدس.
3 - تصویب دستورالعمل های، ساماندهی، تنظیم، توصیف، پردازش، نگهداری و اطلاع رسانی اسناد و مدارک دفاع مقدس دارای طبقه بندی و عادی.
4 - تصویب آییننامه امحاء اوراق، اسناد و مدارک زائد دفاع مقدس و نظارت بر اجرای آن.
5 - تشخیص و تایید اوراق، اسناد و مدارک زائد قابل امحاء که توسط سازمان اسناد و دستگاه های مجری برابر مفاد این آییننامه تهیه و تنظیم شده باشد.
6 - استانداردسازی و تصویب برگه ها (فرم ها) ی مورد نیاز در حوزه اسناد و مدارک دفاع مقدس.
تبصره 1: مصوبات شورای اسناد برای اجرا در سازمان های لشکری از طریق رئیس ستاد کل نیروهای مسلح و رئیس هیات امنای بنیاد ابلاغ میشود.
تبصره 2: مصوبات شورای اسناد برای اجرا در سازمان های کشوری از طریق رئیس سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران با توجه به اختیارات قانونی برابر «ماده 3» قانون تاسیس آن سازمان ابلاغ میشود.
ماده 6) وظایف و اختیارات دبیرخانه:
1 - نظارت بر حُسن اجرای این آییننامه و هماهنگی بین کلیه دستگاه های مشمول در خصوص اسناد و مدارک دفاع مقدس.
2 - تهیه گزارش نوبه ای در خصوص چگونگی اجرای مفاد آییننامه و مصوبات شورای اسناد.
3 - دریافت و بررسی فهرست اسناد امحائی ارسالی از دستگاه های مشمول و تطبیق با مجوزهای صادره از سوی شورای اسناد و اعلام موافقت کتبی به دستگاه های مجری.
4 - اعلام نحوه امحاء اسناد و اوراق زائد به دستگاه های مشمول پس از دریافت صورتجلسه شورا در خصوص اوراق امحائی.
5 - اعلام نظر و پیشنهاد های لازم در خصوص درخواست تعیین تکلیف اوراق راکد سازمان های مشمول و ارائه در شورا برای تصمیم گیری.
6 - انجام امور مربوط به دبیری شورای اسناد و آماده سازی دستور جلسات شورا برای بحث و بررسی و تصمیم گیری.
7 - ارائه مشاوره، کمک و راهنمایی، هم افزایی، مشارکت و همکاری فی مابین سازمان اسناد و کلیه دستگاه های مشمول این آییننامه.
8 - ایجاد هماهنگی در حفظ اسناد و مدارک دفاع مقدس در جهت پیشگیری از پراکندگی و فرسودگی آنها با استفاده از مناسب ترین روش های علمی و فناوری.
9 - تشکیل و فعال سازی کمیته های علمی، فنی و تخصصی حسب مورد با مشارکت اشخاص حقیقی و حقوقی و نمایندگان نهادها و سازمان های ذی ربط در راستای اجرای مفاد این آییننامه.
10 - بهره برداری مناسب از امکانات و توانمندی های کلیه سازمان ها و نهادها، نیروهای مسلح و موسسات فرهنگی.
11 - ایجاد بانک جامع اسناد و مدارک دفاع مقدس به منظور دسترسی و بهره برداری اشخاص حقیقی و حقوقی به صورت نظام مند و آسان به مدارک مزبور برابر دستورالعمل مربوطه.
ماده 7) وظایف سازمان ها و دستگاه های مجری و مشمول:
1 - سازمان ها و دستگاه های لشکری و کشوری مجری و مشمول این آیین نامه که امکانات لازم جهت حفظ و نگهداری اسناد و مدارک دفاع مقدس مطابق با دستورالعمل ها و استاندارهای [استانداردهای] سازمان اسناد ملی و ستاد کل نیروهای مسلح را دارند موظفند یک نسخه الکترونیکی از اسناد مذکور تهیه و به سازمان اسناد تحویل نمایند.
2 - آن دسته از سازمان ها و دستگاه های مجری و مشمول که به هر علت امکان حفظ و نگهداری اسناد مرتبط با دفاع مقدس را به صورت مناسب و استاندارد را ندارند، موظفند فهرست «درخواست تعیین تکلیف» را تکمیل و به سازمان اسناد ارسال تا نسبت به تعیین تکلیف آن ها اقدام لازم به عمل آید.
3 - در صورت عدم تایید فهرست ها، دستگاه مجری مکلف است نسبت به رفع نقایص طبق نظر سازمان اسناد اقدام نمایند.
4 - مسئولیت ارزش گذاری اولیه اسناد دفاع مقدس (اعم از اداری و استنادی اسناد و سوابق) به عهده سازمان یا دستگاه مجری مربوط میباشد.
5 - پس از تایید فهرست، دستگاه مجری مکلف است ضمن تطبیق فهرست اسناد و مدارک با اصل آنها، اسناد و مدارک مربوط را بسته بندی و مراتب را با تنظیم برگه نامه صورتجلسه اوراق به «سازمان اسناد» تحویل نمایند.
6 - سازمان اسناد موظف است پس از دریافت اسناد از سازمان ها و دستگاه های مجری و مشمول، آن ها را برای نگهداری در مخزن آرشیو دفاع مقدس، تحویل سازمان اسناد ملی دهد.
7 - سازمان اسناد ملی مکلف به تامین مخازن و محل های نگهداری مناسب برای اسناد و مدارک دفاع مقدس دستگاه های مشمول این آییننامه میباشد و این مخازن در اختیار سازمان اسناد و مدارک دفاع مقدس خواهد بود.
8 - اسناد تحویلی به سازمان اسناد ملی، مشمول مقررات قانون اسناد ملی ایران، مقررات مربوط به اسناد طبقه بندی شده و مصوبات شورای عالی امنیت ملی خواهد بود.
9 - کلیه سازمان ها و دستگاه های مجری این آییننامه موظفند یک نسخه روگرفت از اصل تمام اسناد و مدارک معتبر گردآوری شده خود را در قالب لوح فشرده یا نرم افزار به سازمان اسناد تحویل دهند
ماده 8) وظایف کمیته اسناد استانی:
کمیته اسناد استانی وظیفه هدایت و هماهنگی بین سازمان ها و دستگاه های مجری و مشمول در سطح استان را برای اجرای این آییننامه بر عهده دارد.
ماده 9) دستورات هماهنگی:
1 - سازمان ها و دستگاه های مشمول این آییننامه موظفند فهرست مشروح اسناد و مدارک دفاع مقدس را که در اختیار دارند یا در اختیار آنها قرار میگیرد و افشای مطالب آنها به حقوق اشخاص و یا مصالح دولت لطمه می زند را به شورای اسناد ارائه نمایند و در صورت تصویب شورای مذکور برابر مصوبه مربوط برای مدت مقرر موارد مذکور محرمانه محسوب و تا انقضای مدت مقرر و یا تصمیم مجدد شورا، قابل ارائه به مراجعان (به استثنای مراجع صالحه قانونی) نمیباشد.
2 - فرایند شناسایی، جمع آوری، ساماندهی و پردازش، حفاظت، ثبت، نگهداری و بهره برداری از اسناد و مدارک دفاع مقدس در دستگاه های مشمول انجام خواهد شد.
3 - به منظور استفاده بهینه از منابع موجود، پرهیز از دوباره کاری و در راستای تحقق شبکه جامع اسنادی کشور، کلیه امور مربوط به نحوه ساماندهی، تنظیم، توصیف، پردازش و تهیه نُسخ پشتیبان در چارچوب این آییننامه انجام خواهد شد.
4 - کلیه سازمان ها و دستگاه های مجری موظفند از امحاء اوراق، اسناد و مدارک دفاع مقدس خارج از ضوابط و مقررات این آییننامه جلوگیری نمایند.
ماده 10) این آییننامه در 10 ماده و 5 تبصره در تاریخ 1395/12/5 به تصویب هیات امنای بنیاد حفظ آثار و نشر ارزش های دفاع مقدس رسید و از تاریخ تصویب لازم الاجرا میباشد.
رئیس ستاد کل نیروهای مسلح و رئیس هیات امنای بنیاد - سرلشکر پاسدار محمد باقری