چون غالبا تقاضاهائی برای ثبت اسناد در دفاتر اسناد رسمی در خارج از مقر دفتر اسناد رسمی و در منازل اشخاص از صاحبان دفاتر اسناد رسمی میشود لذا لزوما خاطر نشان میکند که ثبت اسناد رسمی مطابق قانون و مقررات باید در محلی که دفتر اسناد رسمی تشکیل است به عمل آید و حمل دفاتر برای ثبت اسناد در خارج از مقر دفتر اسناد رسمی ممنوع است مگر در مواردی که حضور صاحب سند یا وکیل از طرف او بواسطه عذر موجه غیر مقدور باشد از قبیل ثبت وصیت نامه که موصی بواسطه مرض بتواند حاضر شود و در این قبیل موارد نیز ثبت سند در خارج از مقر دفتر اسناد رسمی باید با نظارت نماینده مدعی العموم ابتدائی به عمل آید و دفاتر اسناد رسمی موظف خواهند بود که با ذکر عذر موجه و موانع حضور صاحب سند یا وکیل او قبلا مراتب را باداره ثبت حوزه خود اطلاع داده و تقاضای تعیین و اعزام نماینده مدعی العموم را بنمایند و پس از حضور نماینده مزبور صاحب دفتر و نماینده دفتر باید سندی را که در دفتر ثبت میشود با نظارت نماینده مدعی العموم ثبت نموده و نماینده مزبور حضور و نظارت خود را در ستون ملاحظات دفتر صاحب دفتر و نماینده تصدیق نماید تخلف از این مقررات موجب مسئولیت و تعقیب خواهد بود.
مدیرکل ثبت مملکتی - کاظم سمیعی