بارها، دیده شده است که دفاتر دادگاهها و دادسراها و مراجع قضایی دیگر به تصور تسریع در انجام امور و بدون در نظر گرفتن عواقب کار، نامه های اداری، پرونده ها و برگهای قضایی را به متهمان و مراجعان داده اند که به ادارات یا مراجع قضایی دیگر تحویل دهند و گیرندگان با سوء استفاده از اعتمادی که به آنان شده، به دخل و تصرف در اوراق پرداخته یا مرتکب جعل در اسناد شده اند یا آن که از رساندن به مقصد خودداری یا با تاخیر زیاد اقدام کرده اند.
در مواردی به علت ارائه نادرست نشانی یا تغییر آن، دسترسی به افراد و استرداد مدارک از آنان مقدور نگردیده و موجبات مسئولیت کارکنان قضایی و اداری مربوط، فراهم گردیده است.
زمانی هم که این قبیل مراسلات، به موقع به مراجع مربوط رسانده شود، مخاطبان، پس از دریافت، نمی توانند به صحت صدور آنها اطمینان حاصل کنند و ناگزیراند تایید مکاتبات و پیوستهای ارسالی را از واحدهای فرستنده، پرسش نمایند که سیر چنان مراحلی، خود به کندی جریان امور و تاخیر در رسیدگیهای قضایی خواهد انجامید.
به منظور پرهیز از بروز چنان مشکلاتی اقتضاء دارد جز در مواردی استثنائی و ضروری از تحویل اسناد و نامه ها به مراجعان و به ویژه متهمان، خود داری شود و به وسایل مطمئن دیگر نظیر مستخدمان نامه بر یا ماموران ابلاغ یا اداره پست محل، اقدام شود و با توجه به درجه فوریت و اهمیت هر مورد، تاکید و نظارت مستقیم بر تسریع در رساندن آنها به مقصد، به عمل آید.
سید محمود هاشمی شاهرودی
رئیس قوه قضائیه