نظر به اینکه طبق گزارشات واصله از ادارات کل ثبت استانها و گزارشات عدیده بازرسان اعزامی به واحدهای ثبتی تعداد معتنابهی از تقاضاهای ثبتی موجود در سراسر کشور مربوط به متقاضیانی است که با اخطارهای مکرر هیاتها بهردلیل حاضر نشده اند برای حل این معضل و فرا رسیدن نوبت متقاضیان واقعی پیشنهاد اصلاح مواد 21 و 37 و 39 آیین نامه اجرایی مواد 1 و 2 و 3 قانون اصلاح و حذف موادی از قانون ثبت مصوب 19 /1 /71 و اصلاحیه های بعدی آن به محضر حضرت آیت ا... هاشمی شاهرودی دامت برکاته ریاست محترم قوه قضائیه تقدیم و در تاریخ 10 /8 /78 به تصویب معظم له رسیده است.
آیین نامه اجرایی تبصره 3 ماده 2 قانون اصلاح مواد 147 و 148 اصلاحی قانون ثبت هم از سری هیات محترم دولت تصویب و تکلیف متقاضیان عدیده ای که مستحدثات آنها در اراضی دولتی قرار دارد نیز روشن و آیین نامه های مزبور جداگانه به استانها بخشنامه شده است.
نظر به اینکه به موجب ماده واحده مصوب 19 /8 /78 مجلس محترم شورای اسلامی مهلت پذیرش تقاضاهای موضوع مواد 147 و 148 اصلاحی قانون ثبت به مدت 5 سال دیگر تمدید گردیده است لذا در اجرای قانون مذکور فرمها و دفاتر مربوطه از طرف این سازمان تهیه، چاپ و متعاقباً ارسال خواهد شد.
برای تهیه دستورالعمل مربوط به نحوه پذیرش تقاضاهای موضوع قانون مزبور ضمن نظر خواهی از مدیران کل ثبت استانها و مدیران کل ستادی در سمینار سه روزه متشکل در مشهد مقدس و بررسیهای لازم و با توجه به سوابق امر نتیجه به شرح زیر اعلام میگردد.
1- با توجه به قسمت اخیر ماده 21 اصلاحی مصوب 10 /8 /78 آیین نامه اجرایی مزبور که مقرر داشته: ((پس از آخرین دعوتنامه از متقاضی یا متقاضیان، هیات قرار بایگانی شدن پرونده را تا مراجعه مجدد صادر نماید)) در قرارهای صادره قید گردد دبیر هیات پرونده را از آمار کسر نماید.
اداره ثبت نیز در آمار ماهانه ارسالی به مرکز این موضوع را به صورت مشخص مطابق فرمی که ارسال خواهد شد در آمار منظور و در ستونی که در فرم آمار لحاظ میگردد بایگانی شدن پرونده را قید نماید. بدیهی است در صورت بجریان افتادن مجدد پرونده این موضوع نیز در ستون بعدی منظور میگردد.
2- مدیران کل ثبت استانها روشی اتخاد نمایند که تعداد جلسات هفتگی هیاتها افزایش یافته و در هر جلسه تعداد بیشتری پرونده نسبت به گذشته رسیدگی گردد و در صورت لزوم پیشنهاد افزایش هیاتها داده شود لازم بتذکر است که مماطله در رسیدگی به پرونده ها بخصوص پرونده های قدیمی موجب مسئولیت شدید مسئولین امر خواهد شد.
3- تحویل فرم تقاضانامه جدید به متقاضیان منوط به پرداخت مبلغ مقرر در ماده 44 آیین نامه و ارائه فیش مربوطه خواهد بود.
4- الف: متقاضی یا قائم مقام قانونی وی باید تقاضانامه را در همان جلسه که آن را اخذ مینماید با دقت و بدون قلم خوردگی تکمیل و مدارک مربوطه را ضمیمه و به متصدی کنترل مدارک تحویل نماید.
ب: متصدی کنترل مدارک مکلف است پس از تکمیل تقاضانامه به وسیله متقاضی یا قائم مقام قانونی او مدارک و اوراق مربوطه از قبیل قولنامه مصدق یا سند رسمی مشاعی و تصویر شناسنامه و قبوض آب و برق و تلفن و گاز، همچنین سایر مدارک نظیر گواهی بنیاد جانبازان، بنیاد شهید، کمیته امداد امام (ره) و غیره را اخذ و کنترل و در صورت عدم ایراد مراتب را در ستون مربوطه گواهی و امضا نماید.
ج: در صورتی که تقاضانامه داری قلم خوردگی باشد مراتب در ظهر ورقه و درجای مشخص قید و اضاء گردد.
د: پس از کنترل مدارک و گواهی صحت آن از طرف متصدی کنترل رئیس یا معاون یا کفیل اداره ثبت دستور ثبت تقاضانامه را در دفتر اندیکاتور و دفتر ثبت تقاضانامه صادر و ستون مربوطه را امضا می نماید.
ه-: تقاضانامه در دفتر اندیکاتور ثبت و پس از قید شماره آن در ستون مربوطه به متصدی ثبت دفتر تقاضانامه تحویل میشود تا نامبرده نسبت به ثبت آن در دفاتر مربوطه اقدام و قبض رسید صادر و تسلیم متقاضی یا قائم مقام قانونی وی نموده و ستون مربوطه را تکمیل و امضا نماید.
5- فرم تقاضانامه و رسید آن دارای شماره مسلسل میباشد و در صورت فقدان یا غیر قابل استفاده بودن هر کدام از آنها مراتب طی صورتجلسه ای که بامضا متصدی مربوطه و دبیر هیات و رئیس ثبت میرسد، به اداره کل ثبت استان گزارش میشود تا به اداره کل امور املاک اعلام گردد.
6- مدیران کل ثبت استانها ترتیبی اتخاذ نمایند تا تقاضاهائی که مشخصاً مربوط به واحدهای ثبتی جدیدالتاسیس و در شرف تاسیس و یا واحدهایی که در آینده تاسیس خواهند شد میباشند را در دفاتر جداگانه ثبت و در موقع تاسیس واحد ثبتی جدید همراه با پرونده های تشکیلی به این واحدها منتقل گردد.
7- در ظهر فیش پرداختی نسخه موجود در پرونده شماره سریال فرم تقاضانامه قید گردد.
8- مهری تحت این عنوان: ((توافقی نیست به هیات حل اختلاف ارجاع شود- تاریخ. .. رئیس ثبت)) باید از طرف اداره کل ثبت استان تهیه گردد روسای کلیه واحدهای ثبتی مکلفند برابر مقررات مصرحه در آیین نامه به ترتیب نوبت تقاضاها را رسیدگی، درصورتی که قابل صدور سند مالکیت از طریق توافقی نباشد تقاضا را به مهر مذکور ممهور و توسط دبیرخانه به هیات ارجاع نمایند با توجه به اینکه طبق اطلاع حاصله بعضی از روسای واحدهای ثبتی در جلسه توافقی بعد از ارجاع پرونده به کارشناسان و وصول گزارش آنان و بلا اشکال بودن مورد تقاضا و حضور و امضا مالکین مشاعی به جای ثبت توافق در دفتر توافقی و صدور دستور سند مالکیت مورد تقاضا موضوع را به هیات حل اختلاف ارجاع مینمایند چون اتخاذ این رویه در واقع تضییع حقوق متقاضی و خلاف مقررات مربوطه میباشد روساء ثبت مکلفند مراتب عدم حصول توافق را به طور مستدل و روشن قید نموده و سپس به هیات حل اختلاف ارجاع نمایند تخلف از مفاد این بند شدیداً موجب پیگرد خواهد بود.
9- واحدهای ثبتی مکلفند آمار ماهانه مبنی براینکه هر یک از هیاتها به چند پرونده در آن ماه رسیدگی نمودهاند تعداد آراء مثبت و منفی و تعداد قرارهای صادره و اینکه چه تعداد از پرونده ها منجر به صدور سند مالکیت گردیده و چه تعداد قرار مبنی بر بایگانی شدن پرونده صادر شده را تهیه و از طریق ثبت استان به دفتر بودجه و برنامه ریزی سازمان ارسال نمایند.
10- واحدهای ثبتی مکلفند درصورتی که تعداد تقاضاها زیاد باشد به نحویکه ثبت آن در یک دفتر موجب ازدحام شود مجوز دفاتر زوج و فرد ثبت تقاضانامه را طی گزارشی از مدیرکل ثبت استان اخذ نمایند.
11- چون کلیه دفاتر ثبت تقاضانامه و فرم های تقاضانامه و قبض رسید تقاضانامه توسط سازمان ثبت چاپ میگردد بنابراین مقرر میدارد استانها از چاپ اوراق مذکور جداً خودداری نمایند.
12- کلیه ستونهای دفاتر و محلهای خالی فرمها باید به طور کامل و با دقت توسط متصدیان مربوطه تکمیل و امضا شود.
13- در دفتر جدید تقاضانامه ستونی تحت عنوان نتیجه رسیدگی به تقاضا منظور شده. لازم است مدیران کل و روسای ثبت نظارت فرمایند که پس از صدور رای یا فرار توسط دبیر هیات تکمیل و به امضا وی برسد بدیهی است دفتر ثبت آراء جداگانه تنظیم و به امضا اعضاء محترم هیات خواهد رسید.
14- دقت شود که متصدی ثبت دفاتر تقاضانامه های حتی الامکان از کارکنان خوش خط باشد.
15- دبیرخانه هیات موظف است در پایان هر ماه لیست فیشهای پنجاه هزار ریالی و سی هزار ریالی را در سه نسخه تهیه و نسخه ای از آن را در بایگانی هیات یک نسخه به اداره ثبت و یک نسخه به اداره کل ثبت استان ارسال نماید تا اداره کل ثبت استان نیز لیست وصولی ناشی از تقاضاهای واصله در واحدهای تابعه را به دفتر بودجه و برنامه ریزی ارسال کنند.
16- مندرجات تقاضانامه و دفتر ثبت تقاضانامه باید با هم مطابقت داشته و از هر گونه الحاق یا خدشه یا دخل و تصرف در آن خودداری گردد در صورت مشاهده موارد مزبور متخلفین مورد پیگرد قرار خواهند گرفت.
17- دفتر ثبت تقاضانامه دویست و چهارصد برگی است در صورتی که بر اثر اشتباه چاپی دفتر مذکور کمتر یا بیشتر از دویست یا چهارصد برگ باشد سعی شود از آن استفاده نگردد در غیر این صورت در موقع مهر و امضا رئیس دادگستری در پشت صفحه اول و آخر دفتر این موضوع صریحاً قید شود.
18- در ذیل تقاضانامه و دفتر ثبت تقاضانامه در فرمهای جدید محلهائی برای امضا متصدی ثبت تقاضانامه و دبیر هیات و رئیس واحد ثبتی وجود دارد. لازم است پس از تکمیل توسط نامبردگان مورد بررسی دقیق قرار گرفته و امضا گردد و رئیس ثبت موظف است در پایان هر روز دبیرخانه هیاتها را سرکشی نموده سوابق مربوطه از جمله تقاضانامه های واصله و دفتر ثبت تقاضانامه را ملاحظه و پس از رسیدگی و اطمینان از صحت عملیات، تذکرات لازم را در مورد نواقص در صورت وجود به متصدیان مربوطه داده و در صورت مشاهده سهل انگاری یا تخلف برخورد قانونی را به عمل آورد.
در هر حال در بازرسیهای موردی و دوره ای هر گونه بی ترتیبی بی نظمی یا تخلفی مشاهده شود مسئولیت مستقیم با رئیس واحد ثبتی است.
19- کنترل نحوه ابلاغ اوراق و دعوتنامه های مربوط به دبیرخانه پس از وصول با دبیر هیات میباشد روسای ثبت نیز هر چند مدت یکبار موظفند ابلاغیه های مربوطه را کنترل نمایند به نحویکه حتی الامکان موجبات تجدید جلسات به جهت نقص ابلاغ فراهم نگردد.
ضمناً با توجه به ماده 21 اصلاحی مورخ 10 /8 /78 آیین نامه اجرایی مواد 147 و 148 قانون ثبت چون صدور قرار بایگانی شدن پرونده ها به منظور خارج کردن آنها از آمار میباشد و هر زمان که متقاضی مراجعه نماید مجدداً پرونده بجریان خواهد افتاد و در نتیجه تضییع حقی از متقاضی نمیشود همانطوریکه در متن ماده اصلاحی به جای کلمه اخطار از کلمه دعوت استفاده شده نیازی به انجام تشریفات آیین نامه اجرای مفاد اسناد رسمی مقرر در قانون و آیین نامه اصلاحی ندارد بلکه در صورتی که مامور ابلاغ در ذیل دعوت نامه گواهی نماید دعوت نامه را به اطلاع متقاضی رسانده و متقاضی امضا نموده یا متقاضی در محل شناخته نشده یا آدرس وی معلوم نیست کافی برای صدور قرار میباشد همچنین در صورتی که متقاضی نشانی خود را در فرمهای سابق قید نکرده باشد.
20- در مورد هزینه های پرداختی به کارکنانی که به نحوی با تقاضاهای موضوع مواد 147 و 148 اصلاحی قانون ثبت مرتبط هستند دستورالعمل جداگانه ای با استناد به بند د ماده 39 آیین نامه اصلاحی مورخ 10 /8 /78 تهیه که متعاقباً بخشنامه خواهد شد و در نظر است به موجب آن در میزان پرداخت ماهانه به مامورین ابلاغ تجدید نظر گردد. لذا به کارکنان مزبور تاکید فرمائید در ابلاغ اخطاریه ها و دعوتنامه ها تلاش بیشتری را به عمل آورند.
21- پذیرش تقاضاها الزاماً در ساعات بعد از ظهر انجام میشود کارکنانی که برای دخالت در این امر در ساعات مرقوم انجام وظیفه مینمایند علاوه بر تعلق درصدهای موضوع فراز 20 این بخشنامه در صورت استحقاق از اضافه کار ساعتی نیز برخوردار خواهند شد در صورت وصول گزارش یا اطلاع از عدم رعایت این بند مسئولیت مستقیم با مدیران کل و روسای واحدهای ثبت مربوطه میباشد.
22- سعی شود امورکارشناسی و عضویت در هیاتها به کارکنانی داده شود که کارهای روزمره خود را به نحو احسن انجام میدهند ضمناً روسای واحدهای ثبتی و مدیران کل ثبت استانها باتوجه به بندهای ماده 29 آیین نامه اجرایی مواد 147 و 148 اصلاحی قانون ثبت عملکرد کارکنانی که به عنوان خبره ثبتی هیاتها به مرکز معرفی شده اند از نظر صلاحیت اخلاقی و تدین مجدداً بررسی و در صورت عدم تائید صلاحیت هر یک از آنها مراتب را راساً جهت حذف آنان به این سازمان اعلام نمایند.
ضمناً در صورت معرفی کارکنان جدید جهت امر فوق دقیقاً مفاد ماده مرقوم را رعایت فرمایند در هر حال مسئولیت مستقیم در اینموارد با رئیس واحد ثبتی و مدیرکل ثبت استان میباشد.
23- دفتری تحت عنوان دفتر قرار بایگانی کردن پرونده های موضوع ماده 21 اصلاحی آیین نامه اجرایی مواد 147 و 148 اصلاحی قانون ثبت چاپ و ارسال خواهد شد تکمیل دفتر مذکور هم به طور دقیق الزامی است.
24- در صورتی که مورد تقاضا مشتمل بر یک مفروزه بوده و متقاضیان مشاعی متعدد باشند تقدیم یک تقاضا نامه از سوی آنان کافی است و هزینه موضوع ماده 37 آیین نامه نیز معادل هزینه یک فقره اخذ میشود و چنانچه متقاضی یک یا چند نفر باشند ولی مورد تقاضا متعدد باشد باید بازاء هر مورد تقاضا یک برگ فرم تقاضانامه تکمیل و مدارک آن ارائه گردد و در صورتی که بعداً معلوم شود مورد تقاضا مشتمل بر چند مفروزه متصرفی است فقط یک مورد تقاضا به انتخاب متقاضی یا متقاضیان رسیدگی خواهد شد.
25- طبق اطلاعات واصله تعداد معتنابهی از تقاضاهائی که نوبت رسیدگی آنها فرا رسیده مربوطه به متقاضیانی است که نمی توانند سندی ازمالک یا مالکین اصلی ارائه و قادر به جلب توافق آنها هم نیستند و هیات های حل اختلاف تاکنون نسبت به اینگونه پرونده ها اتخاذ تصمیم ننمودهاند با توجه به اینکه بند 4 ماده یک قانون اصلاح مواد 1 و 2 و 3 قانون اصلاح و حذف موادی از قانون ثبت تکلیف کار را روشن نموده لذا در صورتی که متصرف نتواند سند عادی از مالکین اصلی ارائه دهد و برای هیات حل اختلاف نیز توافق طرفین احراز نگردد هیاتها باید رای منفی مورد تقاضا را صادر نمایند. بدیهی است در صورت جلب توافق مالکین متقاضی میتواند در مهلت مقرر قانونی تقاضای مجدد خود را به هیات تسلیم نماید.
26- متقاضی باید نشانی دقیق محل اقامت خود را در ستون مربوط در برگ تقاضانامه قید و در صورت تغییر آن نشانی جدید خود را باداره ثبت محل اعلام نماید در غیر این صورت نشانی همان محل مندرج در تقاضانامه خواهد بود.
27- ستون مربوط به مرجع رسیدگی کننده و نوع تصمیم دردفتر ثبت تقاضانامه مربوط به نام هیات (اول یا دوم یا. ..) و ستون و آراء (مثبت یا منفی) میباشد دبیرخانه هیات موظف به تکمیل ستونهای مذکور میباشد.
28- باتوجه به اینکه در سنوات گذشته حسب گزارشات اداره کل بازرسی، پیگیری و نظارت و ارزشیابی سازمان ثبت و سازمان محترم بازرسی کل کشور به جهت عدم دقت و کنترل کافی در پذیرش تقاضاها و مراحل اجرایی رسیدگی به پرونده های مطروحه درجلسات توافقی و هیات های حل اختلاف آنطور که انتظار میرفت امور مزبور به نحو مطلوب انجام نشده بعضا موجبات سوء استفاده بعضی افراد فر صت طلب و سودجو فراهم گردیده و حتی اسناد مالکیت معارضی نیز صادر شده است لذا چون هدف قانونگذار از تدوین و تصویب مقررات موصوف حل مشکلات افرادی بوده که واقعاً از طریق مقررات جاری ثبت به لحاظ موانع قانونی قادر به اخذ اسناد مالکیت املاک خود نبوده اند و بیشترین تقاضاها متعلق به افراد مستضعف و کم درآمد میباشد، لذا انتظار دارد مسئولین محترم ثبت در هر استان نهایت سعی خود را در اجرای صحیح قانون و آیین نامه مصروف تا بحول وقوه الهی بتوان در مدت پنج سال مقرر در قانون اخیر التصویب مردم را ضمن تشویق به تسلیم تقاضا، در مدت مذکور به کلیه درخواست ها با برنامه ریزی اصولی رسیدگی و با صدور آراء مقتضی نسبت به صدور اسناد مالکیت موارد تقاضا اقدام گردد مسلماً احساس مسئولیت شرعی و قانونی میتواند پاداش دنیوی و بالاتر از همه اینها اجر اخروی را برای تمامی همکاران محترم ثبتی که از جمله کارکنان زحمت کش و صحیح العمل نظام مقدس جمهوری اسلامی ایران هستند به ارمغان آورد.
در هر حال مدیران کل ثبت استانها موظفند شخصاً یا توسط معاونین خود به طور مستمر هیاتها و دفاتر توافقی را همراه بازرسان ثبت استان سرکشی و ارشادات لازمه را معمول و در صورت مشاهده تخلف و بی نظمی مراتب را جهت پیگرد به این سازمان گزارش نمایند.
محمدرضا علیزاده
معاون قوه قضائیه و رئیس سازمان ثبت اسناد و املاک کشور