نحوه اقدام در خصوص اسناد راکد

3 /7 /75

2900 /1

اداره کل ثبت احوال استان

نظر به اینکه علیرغم گذشت مدت زمان مدید از انقضای مهلت تعویض شناسنامه های نمونه قدیم و اجرای طرح ضربتی ثبت فوتهای معوقه تعدادی از اسناد سجلی در ادارات ثبت احوال موجود می‌باشد که تاکنون هیچگونه خدمات سجلی برای آنان ارائه نشده و از طرف دیگر اثار ثبت واقعه وفات هم در متن و ظهر سند درج نشده است و در حکم اسناد راکد قرار گرفته، بیم آن میرود که ممکن است اینگونه اسناد مورد سوء استفاده قرار گیرد لذا به منظور جلوگیری از هرگونه سوء استفاده احتمالی دستورالعمل ذیل جهت اجراء ابلاغ میگردد:

1 - از طریق حوزه معاونت آمار و انفورماتیک سازمان نرم افزاری در خصوص شناسائی این اسناد تهیه و در ادارات مکانیزه نصب خواهد شد تا فهرست اسناد مذکور را چاپ و در اختیار ادارات ثبت احوال ذیربط قرار دهند.

2 - ادارات ثبت احوال می‌بایست در ادامه طرح ضربتی ثبت فوت در حدود امکانات موجود نسبت به ثبت فوتهای معوقه و درج آن در ظهر اسناد سجلی مربوطه اقدام نمایند.

3 - از تاریخ 1375/8/1 پس از وصول فهرست فوق الذکر تعویض شناسنامه نمونه قدیم و صدور شناسنامه جمهوری اسلامی و به طور کلی ارائه خدمات سجلی به صاحبان اسناد موصوف، منوط است به صدور مجوز از طرف هیاتی مرکب از رئیس اداره، بازبین اسناد سجلی و کارشناس سجلی (یا یک نفر کارمند مطلع)

4- علاوه بر مدارکی که به روال معمول جهت تعویض شناسنامه اخذ می‌شود به منظور احراز تعلق سند به کسانی که درخواست تعویض شناسنامه نمونه قدیم و صدور شناسنامه جمهوری اسلامی می نمایند لازم است تصویر مدارک مکتسبه آنان از قبیل قباله ازدواج، شناسنامه فرزندان، مدارک تحصیلی، مدارک استخدامی و. .. ضمیمه درخواست گردد. در مواردی که متقاضی قادر به ارائه مدارک نمی‌باشد تائیدیه نیروی انتظامی محل ضمیمه گردد.

5 - هیات مذکور (بند2) با بررسی مدارک واصله درصورت احراز تعلق سند مجوز مربوطه را صادر می نماید.

((در صورت عدم اتفاق نظر رای اکثریت ملاک خواهد بود))

6 - در صورت عدم احراز تعلق سند به ارائه دهنده رئیس اداره موظف است حسب مورد در خصوص استفاده از شناسنامه غیر (اعم از زنده یا مرده) جعل شناسنامه، اسناد واهی یا مکرر و فوت صاحب سند اقدام لازم را معمول دارد.

7 - از آنجایی که برخی از اسناد مندرج در لیست های فوق الذکر ممکن است مربوط به کسانی باشد که جهت آنان شناسنامه جمهوری اسلامی صادر لکن شماره مسلسل و سری آن در سند سجلی مربوطه درج نگردیده است ارائه خدمات سجلی، به این قبیل اشخاص نیز منوط به صدور مجوز از طرف هیات مزبور خواهد بود و هیات موظف است با بررسی مدارک و سوابق در صورت حصول اطمینان از اصالت شناسنامه مجوز درج شماره مسلسل و سری شناسنامه مزبور در سند سجلی و ارائه خدمات سجلی را صادر نماید.

8 -لازم است اقدامات فوق الذکر در باب اسناد مورد بحث (ثبت فوت، ابطال سند، صدور شناسنامه جمهوری اسلامی و یا درج شماره مسلسل وسری آن و در خصوص موارد مذکور در بند 7 درج شماره مسلسل و سری شناسنامه مورد استفاده و در صورت صدور شناسنامه مجدد درج شماره مسلسل و سری شناسنامه مجدد اعم از تعویض یا المثنی) در لیست مربوطه و برابر فرم تغییرات در رکورد اطلاعاتی منعکس گردد.

9 - آمار اسناد فوق الذکر باید کما فی السابق طبق فرم ضمیمه به حوزه معاونت حقوقی و سجلی ارسال گردد.

مسئولیت حسن احرای این دستورالعمل با مدیران کل استانها و روسای ادارات ثبت احوال خواهد بود.

علی اکبر رحمانی

معاون وزارت کشور و رئیس سازمان و رئیس شورای عالی ثبت احوال

خلاصه گزارش عملکرد هیات رسیدگی کننده به اسناد راکد اداره ثبت احوال. ....... استان. ........ در ماه. ...... در سال

فرم شماره 1 معاون و بازبین اسناد سجلی. ....................................... رئیس اداره ثبت احوال. ............................