ماده 30 آیین نامه قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران

سردفتر و دفتریار موظفند قبل از شروع به کار، نمونه امضای و اثر انگشت خود را در حضور رییس ثبت محل و در دو فرم مخصوص درج و ارائه نمایند که یکی از فرم‌ ها در اداره ثبت محل و دیگری در اداره کل ثبت اسناد و املاک استان بایگانی یا اسکن خواهد شد. در طول دوره فعالیت دفاتر، تمامیت، اعتبار و انکارناپذیری سند، ارتباط سردفتران و دفتریاران به سامانه و اقدامات قانونی آن ‌ها جهت انجام امور ثبتی از طریق امضای الکترونیک و اثر انگشت خواهد بود.
تبصره - سازمان مکلف است ترتیبی اتخاذ نماید، تا در مواردی مانند عدم حضور سردفتر به دلیل مرخصی یا حوادث غیرمترقبه، هیچ خللی در کار دفترخانه ایجاد نشود و در هر حال این امر نباید موجب تاخیر در کار مراجعان شود.