تاریخ نظریه: 1398/09/30
شماره نظریه: 7/98/924
شماره پرونده: ح 429-67-89
استعلام:
بر اساس ماده 1293 ق.م اسنادی که توسط مأمور دولت خارج از صلاحیت آنها صادر می‌شود سند رسمی تلقی نمی‌شود و سند عادی محسوب می‌شود آیا مقصود از خارج از صلاحیت بودن از جهت صلاحیت شخصی و فردی مأمور دولت است یا اینکه شامل معیارهای صلاحیت نسبی و محلی هم می‌شود؟ مثلاً اگر مأمور دولت در بخش حسابداری اداره ثبت یک سند مالکیت را بدون داشتن پست اداری و یا ابلاغ رسمی از رئیس اداره و خود سرانه امضاء کند اثر آن چیست؟ آیا سند عادی تلقی می‌شود و اعتبار دارد یا اینکه علاوه بر عادی بودن قابل ابطال در صورت عدم ابطال توسط اداره دولتی توسط ذی‌نفع در محکمه می‌باشد؟ در مورد عدم رعایت معیار صلاحیت محلی هم اگر مأموریت ثبت با پست کارشناسی و دارای ابلاغ از رئیس اداره اقدام به تحدید حدود اراضی که خارج از حوزه ثبتی یا جغرافیایی یا قضایی شهرستان مجاور تحت قلمرو آن اداره ثبت است بنماید اثر آن فقط عادی تلقی شدن سند است یا قابل ابطال هم از جهت عدم اهلیت وی در تنظیم سند دولتی می‌باشد./ع
نظریه مشورتی اداره کل حقوقی قوه قضاییه:
اولا، منظور از مأمورین رسمی مذکور در ماده 1287 قانون مدنی کسانی هستند که از سوی مقام صلاحیتدار برای تنظیم سند رسمی تعیین شده‌اند. این مأمورین رسمی حسب مورد ممکن است مستخدم دولت باشند یا غیر آن؛ مانند سردفتران اسناد رسمی.
ثانیا، مأمور باید برای تنظیم سند رسمی صلاحیت داشته و در حدود صلاحیت خود عمل نماید و لزوم دارا بودن صلاحیت مطلق است و شامل رعایت حوزه جغرافیایی محل مأموریت نیز می‌شود؛ وگرنه فاقد عنوان سند رسمی است و در صورت دارا بودن امضا یا مهر طرف، برابر ماده 1293 قانون مدنی، عادی تلقی می‌شود.
ثالثا، در فرض عدم رعایت حوزه جغرافیایی محل مأموریت از سوی مدیران و نمایندگان ثبت و مسئولین دفاتر و صاحبان دفاتر اسناد رسمی و اقدام آنها در خارج از محل مأموریت، مستند به ماده 2 قانون ثبت اسناد و املاک مصوب 1310 با اصلاحات و الحاقات بعدی، اقدامات این افراد اثر قانونی ندارد./