تاریخ نظریه: 1402/08/29
شماره نظریه: 7/1401/1247
شماره پرونده: --- - 147 - 1247 ع
بازگشت به دستور حضرتعالی مبنی بر «بررسی و اظهار نظر» در خصوص نامه شماره 9014/63658/550 مورخ 1401/11/04 واصله از دادگستری کل استان خراسان شمالی به استحضار می رساند:
آن دادگستری پیش از این در بخش امحای اسناد غیر ضروری با سازمان اسناد همکاری کرده و این همکاری حداقل تا سال 1398 ادامه داشته است (به استناد نامه فوق الذکر) به گونه ای که تاکنون بنا به گزارش های ماهانه و مستمر واصله استان آمار مربوط به فرآیند انتقال و امحال دادگستری خراسان شمالی رقم یک میلیون و 500 فقره در این مدیریت ثبت شده است علی ایحال موارد زیر قابل ذکر است:
1 - مهمتری مولفه مورد استناد دادگستری استان خراسان شمالی ماده 1 قانون تاسیس سازمان اسناد ملی ایران مصوب سال 1349 است که در آن شمول موضوع به استناد وزارتخانه ها و موسسات دولتی وابسته به دولت می‌باشد و در بردارندگی آن با توجه به تفکیک قوا شامل دستگاه قضایی نمی شود.
وفق مده 3 قانون محاسبات عمومی کشور واحدهای سازمانی مشخصی که به موجب قانون ایجاد و زیر نظر یکی از قوای سه گانه اداره میشود و عنوان وزارتخانه ندارد موسسه دولتی محسوب می‌شوند لذا به نظر می‌رسد تعریف عام کلمه دولت در ماده 1 قانون تاسیس مدنظر است و این در حالی است که آن دادگاستری پرونده های ضروری را به سازمان ارسال می کند و در این خصوص رویه دو گانه است.
2 - به نظر می‌رسد ادعای دادگستری استان خراسان شمالی در مکاتبه صدرالذکر مبنی بر درخواست غیر موجه سازمان اسناد برای انتقال کلیه پرونده های غیر ضروری بر اساس ماده 18 اصلاحیه آیین‌نامه اجرایی بند الف ماده 131 قانون برنامه چهارم توسعه صحیح نباشد چرا که در تبصره همین ماده صراحتا مقرر شده است «علاوه بر پرونده های ضروری در مورد سایر پرونده های آماده امحاء نیز چنانچه سازمان اسناد و کتابخانه ملی آمادگی خود را جهت تحویل و انتقال به سازمان اعلام نماید باید پرونده های مورد درخواتس به جای امحاء تحویل آن سازمان شود در صورتی که سازمان ظرف 2 ماه از تاریخ مقرر جهت امحاء نسبت به انتقال پرنده های غیر ضروری اقدام ننماید طبق ماده 18 نسبت به امحاء آنها اقدام خواهد شد.
3 - دادگستری مزبور به منافع و درآمد سازمان از محل امحای پرونده های امحایی اشاره کرده است که لازم به ذکر است این سازمان صرف نظر از غیر قابل کتمان بودن منافعی که از این راه کسب می کند مطابق قانون موظف به واریز درآمد مذکور به خزانه می‌باشد.
4 - همچنین این دادگستری یادآور شده است پس از آنکه راسا اقدام به امحاز پرونده های غیر ضروری نموده «درآمد حاصله (از امحا پرونده غیر ضروری) را نیز صرف بایگانی راکد کرده است» که با عنایت به مقررات موجود این مهم نیازمند بررسی و رسیدگی است چرا که بر اساس ماده 4 «دستورالعمل اجرایی آیین‌نامه تشخیص اوراق زائد مصوب جلسه 219 مورخ 1385/05/07 شورای اسناد ملی » برای اینکه دستگاه ها بتوانند راسا اقدام به امحای پرونده های غیر ضروری کنند ملزم به رعایت شرایط متعدد و کسب مجوز از سازمان اسناد هستند مضافا اینکه بر اساس اده 7 همان دستورالعمل «وجوه حاصل از فروش اوراق امحایی طبق بند د ماده 43 قانون وصول برخی از درآمدهای دولت به حساب خزانه واریز خواهد شد» و دستگاه امحا کننده مکلف اس مدارکی نظیر نسخه ای از صورتجلسه امحاء قرارداد منعقده فروش اوراق امحایی قبض های توزین اوراق و فیش واریز شده به شماره تعیین شده کتابخانه ملی به سازمان اسناد ارسال کند.
5 - ادامه رویه دادگستری خراسان شمالی و گسترش این رویه در سایر نقاط کشور احتمالا منجر به شانه خالی کردن سازمان اسناد ملی از نگهداری پرونده های ضروری قوه قضائیه خواهد شد و با عنایت به انیکه یکی از اهداف مهم از اجرای طرح ساماندهی سبک سازی بار بایگانی های راکد قوه قضاییه و آزادسازی فضاهای تملیکی و استیجاری اختصاص یافته به بایگانی ها در دادگستری ها و در نهایت کاهش هزینه های تحمیلی نگهداری اوراق پرونده های راکد است عقیم خواهد ماند.
6 - شایان ذکر است قانون «تاسیس سازمان اسناد ملی ایران» مصوب تاریخ 1349/02/17 است و از طرفی سازماندهی پرونده های مختومه راکد مطابق قانون برنامه های چهارم و پنجم توسعه و نهایتا جزء 2 بند ت ماده 38 قانون احکام دائمی برنامه های توسعه کشور مصوب 1395/11/27 انجام میشود و اخیرا نیز در پیش نویس اصلاحی آیین‌نامه ساماندهی بایگانی های راکد تعیین ضوابط امحای اسناد و پرونده های مختومه غیرضروری از وظایف و اختیارات «هیات تشخیص اسناد قوه قضائیه » پیش بینی شده است.
علی ایحال پیشنهاد میشود:
با توجه به مطالب عنوان شده و نظر به اینکه تامین اعتبارات مالی مورد نیاز برای اجرایی کردن ساماندهی پرونده های مختومه عمده ترین چالش مجریان طرح ساماندهی در دادگستری های سراسر کشور است و نیز در پیش رو بودن تصویب لایحه بودجه سال 1402 (اختصاص درآمد حاصل از امحای پرونده های مختومه حداقل برای مدت 5 سال تا اجرای کامل طرح تمام الکترونیکی شدن پرونده های قضایی در صورت صلاحدید نظریه تخصصی اداره کل حقوقی در این خصوص جلب شود.
اولا، با توجه به مجموعه قوانین و مقررات حاکم بر امحاء اسناد و اوراق پرونده‌های قضایی؛ از جمله ماده اول قانون تاسیس سازمان اسناد ملی ایران مصوب 1349 و بویژه تبصره این ماده که اسنادی که از نظر قضایی به تشخیص آن سازمان ارزش نگهداری داشته باشد را نیز شامل میشود؛ ماده 3 آیین‌نامه تشخیص اوراق زاید و ترتیب امحاء آنها مصوب 1351/02/20 کمیسیون‌های مربوطه مجلسین؛ آیین‌نامه نحوه بررسی و نقل و انتقال اسناد ملی مصوب 1364/02/25 شورای سازمان اسناد ملی ایران؛ بند «الف» ماده 131 قانون برنامه چهارم توسعه اقتصادی، اجتماعی و فرهنگی جمهوری اسلامی ایران مصوب 1383 و آیین‌نامه اجرایی این بند مصوب 1385/11/21 رئیس محترم قوه قضاییه؛ دستورالعمل مواد 8 ، 15 و تبصره ماده 2 آیین‌نامه اجرایی بند «الف» ماده 131 قانون برنامه چهارم توسعه اقتصادی، اجتماعی و فرهنگی جمهوری اسلامی ایران مصوب 1386/06/26 رئیس محترم قوه قضاییه و دستورالعمل ماده 15 اصلاحی آیین‌نامه اجرایی بند «الف» ماده 131 قانون برنامه چهارم توسعه اقتصادی، اجتماعی و فرهنگی جمهوری اسلامی ایران مصوب 1388/04/31 همان مرجع؛ شق 3 از بند «ح» ماده 211 قانون برنامه پنجم توسعه اقتصادی، اجتماعی و فرهنگی جمهوری اسلامی ایران مصوب 1389 ، شق 2 از بند «ت» ماده 38 قانون احکام دائمی برنامه‌های توسعه کشور مصوب 1395 ، امحاء پرونده‌ها و اوراق قضایی باید با رعایت مقررات فوق‌الذکر و بویژه آیین‌نامه اجرایی بند «الف» ماده 131 قانون برنامه چهارم توسعه اقتصادی، اجتماعی و فرهنگی جمهوری اسلامی ایران مصوب 1385/11/21 و دستورالعمل‌های راجع به این آیین‌نامه مصوب رئیس محترم قوه قضاییه به شرح پیش‌گفته صورت گیرد.
ثانیا، وفق تبصره ماده 15 آیین‌نامه اجرایی بند «الف» ماده 131 قانون برنامه چهارم توسعه اقتصادی، اجتماعی و فرهنگی جمهوری اسلامی ایران مصوب 1385/11/21 رئیس محترم قوه قضاییه، هزینه‌های تشخیص، حفظ، بایگانی، انتقال و الکترونیکی نمودن پرونده‌های موضوع این آیین‌نامه بر عهده سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران است.
ثالثا، وفق بند «د» ماده 43 قانون وصول برخی از درآمدهای دولت و مصرف آن در موارد معین مصوب 1373 با اصلاحات و الحاقات بعدی و ماده واحده قانون لغو موارد مصرف قانون وصول برخی از درآمدهای دولت و مصرف آن در موارد معین مصوب 1376 و تبصره آن و ماده واحده لایحه قانونی راجع به درآمدهای اختصاصی مصوب 1358/09/14 شورای انقلاب و جز 2 بند «الف» تبصره 7 و بند «و» تبصره 19 قانون بودجه کل کشور در سال 1401 و بند «ح» تبصره 19 قانون بودجه کل کشور در سال 1402 و همچنین ماده 7 دستورالعمل اجرایی آیین‌نامه تشخیص اوراق زاید مصوب 1385/05/07 شورای اسناد ملی، سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران و دستگاه امحاءکننده حسب مورد مکلفند عواید حاصل از طریق فروش اوراق امحایی را به درآمد عمومی کشور واریز کنند؛ همچنین دولت می‌تواند متناسب با فعالیت‌های درآمدی دستگاه‌های ذینفع، اعتبارات مناسبی را در لوایح بودجه سالانه منظور نماید.