تاریخ نظریه: 1397/03/06
شماره نظریه: 7/97/391
شماره پرونده: 2491- 60- 96 ع
استعلام:
1- طبق تصریح ماده 18 قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب 1354: دفتریار اول دفترخانه (همانند سردفتر) مکلف است که ثبت دستنویس سند (که اکنون طبق ماده 7 قانون جامع حدنگاری با ثبت الکترونیک جایگزین شده است) را امضاء نماید. 2- ماده 7 قانون جامع حدنگار که محدود به جایگزینی ثبت دستنویس سند با ثبت الکترونیک آن بوده و در خصوص خود سند (بنچاق) تغییری را تصریح ننموده است، نه تنها هیچگونه نسخی نسبت به قوانین مذکور تصریح ننموده بلکه با تأکید بر رعایت قوانین و مقررات موضوعه، وجود هرگونه نسخ ضمنی نیز منتفی گردیده است که موید آن تصریح تبصره 2 ماده 11 آئین نامه همان قانون (مصوب ریاست محترم قوه قضائیه) است که بر لزوم الحاق امضای الکترونیک دفتریار به هر سند (همانند سردفتر) تأکید نموده است. 3- طبق تصریح ماده 29 قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب 1395: تکلیف مقرر در ماده 55 قانون ثبت اسناد و املاک مصوب 1310 مبنی بر امضای سند (بنچاق) برای دفتریار نیز (همانند سردفتر) جاری است. 4- رأی وحدت رویه 1376/6/29/85 هیأت عمومی دیوان به لزوم امضای همزمان سردفتر و دفتریار در سند (بنچاق) تصریح دارد. 5- مسئولیت (کیفری، انتظامی و مدنی) دفتریار طبق مواد 30، 22، 71 دفاتر اسناد رسمی مصوب 1354 مستلزم انتساب تمامی نسخ اعم از نسحه بایگانی، نسخه الکترونیک (ثبت سند) و نیز نسخه نهائی (بنچاق) به دفتریار (همانند سایر اشخاص ذیربط) می‌باشد که این امر وفق نظریه 7/93/2394 مورخ 1393/11/26 اداره کل حقوقی قوه قضائیه منوط به امضاء آن سند توسط دفتریار خواهد بود. الحاق امضای الکترونیک دفتریار اول آن دفترخانه به ثبت الکترونیک سند و همچنین امضای سند توسط دفتریار، از جمله ترتیبات قانونی تنظیم سند رسمی در دفاتر اسناد رسمی است. حال با عنایت به ماده 1293 قانون مدنی که رسمیت یافتن سند را منوط به رعایت کلیه ترتیبات قانونی آن دانسته است مستدعی است نظر آن مقام عالی در این خصوص که: الف) آیا سند تنظیمی دفاتر اسناد رسمی قبل از الحاق امضای الکترونیک دفتریار آن دفترخانه به ثبت الکترونیک سند، رسمیت دارد یا خیر؟ ب) آیا سند تنظیمی دفاتر اسناد رسمی بدون امضای دفتریار در نسخه نهائی سند (بنچاق) رسمیت دارد یا خیر؟
نظریه مشورتی اداره کل حقوقی قوه قضاییه:
با توجه به مفاد ماده 18 قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران که مقرر می دارد:«ثبت سند در دفتر سردفتر به امضای اصحاب معامله و سردفتر و دفتریار خواهد رسید مگر آنکه دفترخانه فاقد دفتریار باشد» اولاً آنچه نیاز به امضای دفتریار دارد «ثبت سند در دفتر» است نه سند تنظیم شده که تحویل متقاضی سند (دارنده آن) می‌شود. ثانیاً امضای «ثبت سند در دفتر سردفتر» توسط دفتریار در صورتی که دفترخانه فاقد دفتریار باشد، لازم نمی‌باشد که این امر حکایت دارد امضاء وی جزو ترتیبات الزامی صدور سند نیز نمی‌باشد. همانطور که برابر تبصره 1 شیوه نامه بهره برداری از دفتر الکترونیک سردفتر اسناد رسمی به شماره 95/105758- 1395/5/23 سازمان ثبت اسناد و املاک، «دفتریار ممکن است پس از تأیید نهایی دفتر الکترونیک توسط سردفتر با استفاده از گواهی امضای الکترونیک، دفتر سردفتر را امضا نماید» و درخواست ابطال این ماده از شیوه نامه مزبور نیز به موجب رأی مورخ 1396/3/1 هیأت تخصصی اداری و استخدامی دیوان عدالت اداری در کلاسه پرونده ﻫ 4/692/95، 760/95، 761/95 و 838/95 رد شده است. بنابراین در فرض سوال، سند تنظیمی نیاز به الحاق امضای الکترونیک دفتریار ندارد و عدم الحاق امضای الکترونیک دفتریار به دفتر سردفتر نیز باعث نمی شود که سند از رسمیت ساقط شود؛ گرچه تخلف محسوب می‌شود.