تاریخ نظریه: 1401/02/31
شماره نظریه: 7/1400/1732
شماره پرونده: 1400-112/1-1732 ع
استعلام:
در صورتی که مأمور یک اداره دولتی خارج از حدود وظایف و اختیارات اداره متبوع خود و یا در فرضی که یک اداره خارج از وظایف و اختیارات خود و در محدوده وظایف و اختیارات اداره دولتی دیگر، مبادرت به صدور سندی نماید:
1- آیا این سند برای اداره دولتی واجد صلاحیت و نیز دیگر افراد عادی و مرتبط الزام‌آور و قابل استناد است؟
2- آیا چنین سندی در محاکم و مراجع قضایی قابلیت استناد دارد؟
3- آیا چنین سندی واجد اثر حقوقی است؟
نظریه مشورتی اداره کل حقوقی قوه قضاییه:
اولاً، وفق مواد 1284 و 1286 قانون مدنی، سند عبارت است از هر نوشته که در مقام دعوی یا دفاع قابل استناد باشد و بر دو نوع رسمی و عادی است.
ثانیاً، منظور از مأمورین رسمی مذکور در ماده 1287 قانون مدنی کسانی هستند که از سوی مقام صلاحیت‌دار برای تنظیم سند رسمی تعیین شده‌اند. این مأمورین رسمی حسب مورد ممکن است مستخدم دولت باشند یا غیر آن؛ مانند سردفتران اسناد رسمی.
ثالثا، مأمور باید برای تنظیم سند رسمی صلاحیت داشته و در حدود صلاحیت خود عمل نماید وگرنه سند تنظیمی فاقد عنوان رسمی است و در صورت دارا بودن امضا یا مهر طرف، برابر ماده 1293 قانون مدنی، سندی عادی تلقی می‌شود.
رابعاً، در فرضی که اداره دولتی خارج از حدود وظایف و اختیارات خود و در محدوده وظایف و اختیارات اداره دولتی دیگر مبادرت به تنظیم نوشته‌ای می‌کند، این نوشته مشمول تعریف سند مندرج در ماده 1284 قانون مدنی و سند عادی موضوع ماده 1286 این قانون است؛ اما قابلیت استناد و اعتبار آن، امری قضایی است که احراز آن بر عهده مرجع رسیدگی‌کننده است.