دفاتر ثبت‌نام می‌توانند بنا به مورد توسط اشخاص حقیقی یا حقوقی اعم از دولتی یا غیر دولتی ایجاد شوند.اشخاص حقیقی و نیز صاحبان امضای اشخاص حقوقی متقاضی دریافت مجوز راه‌اندازی دفاتر ثبت‌نام در کشور باید دارای شرایط زیر باشند:
الف‌- تابعیت جمهوری اسلامی ایران.
ب‌- تدین و عاملیت به احکام اسلام یا پیروی از ادیان به رسمیت شناخته‌شده در قانون اساسی.
پ‌- نداشتن پیشینه کیفری.
ت‌- عدم تجاهر به فسق و داشتن صلاحیت اخلاقی و حسن سابقه.
ث‌- عدم اعتیاد به مواد مخدر.
ج‌- انجام خدمت وظیفه عمومی یا معافیت دایم.
چ‌- دارا بودن حداقل مدرک کاردانی مورد تایید وزارتخانه‌های علوم،تحقیقات و فناوری و بهداشت،درمان و آموزش پزشکی.
ح‌- ارایه ضمانت معتبر.
خ‌- داشتن سابقه کار حداقل سه سال متوالی یا پنج سال متناوب مورد تایید مرکز میانی در بخشهای مرتبط با فناوری اطلاعات.
تبصره ۱- نوع و میزان ضمانت معتبر بر اساس دستورالعمل دفاتر صدور گواهی الکترونیکی میانی پیش‌بینی می‌شود.
تبصره ۲- شعب بانکها به عنوان دفاتر ثبت‌نام مراکز میانی تحت نظارت مرکز ریشه نظام بانکی از شمول این ماده و ماده(۱۴)مستثنی هستند.
تبصره ۳- اشخاصی که مبادرت به اخذ مجوز راه‌اندازی دفتر ثبت‌نام با ملاحظه شرایط این ماده می‌نمایند مکلفند ظرف چهار ماه از تاریخ صدور مجوز نسبت به تاسیس دفتر اقدام نمایند.در غیر این صورت مجوز مذکور لغوشده تلقی می‌گردد.
تبصره ۴- متقاضی تاسیس دفتر ثبت‌نام موظف به تامین مکان فیزیکی مناسب مطابق دستورالعمل گواهی میانی طرف قرارداد و تهیه و نصب تابلو با درج شماره مجوز دریافتی از مرکز یا مراکز میانی طرف قرارداد می‌باشد.