دفاتر ثبت‌نام موظفند هنگام ثبت‌نام متقاضی گواهی الکترونیکی،امضای شخص را برای صحت اطلاعات ارایه‌شده(املایی و محتوایی)اخذ نموده و وی را از نحوه و شرایط دقیق استفاده از گواهیها،از جمله محدودیتهای حاکم بر استفاده،خدمات و شیوه‌های طرح و پیگیری دعوی مطابق سیاستها و دستورالعمل گواهی میانی آگاه سازند.